Otrzymałeś od klienta ankietę dotyczącą zrównoważonego rozwoju, cyberbezpieczeństwa lub struktury Twojej firmy i leży ona już od pewnego czasu na stosie. Pytanie, które zwykle następuje: co się właściwie stanie, jeśli jej nie wypełnisz? Odpowiedź brzmi, że nie grozi Ci żadna grzywna lub sankcja od organu nadzoru, ponieważ sama ankieta nie jest obowiązkiem prawnym spoczywającym na Tobie. Możliwe konsekwencje leżą w relacji z Twoim klientem: może on wstrzymać zamówienie, nie odnowić umowy lub usunąć Cię z listy dostawców.
To, czy faktycznie do tego dojdzie, zależy od tego, dlaczego Twój klient wysyła listę i jakie w tej sprawie poczyniono ustalenia. Duzi odbiorcy mają sami obowiązki wobec swoich własnych organów nadzoru, banków lub ubezpieczycieli, i tłumaczą ten obowiązek na swoich dostawców. Jeśli Twoja odpowiedź nie zostanie udzielona, ich własny proces utyka, co szybko wpływa na relacje biznesowe. W praktyce konsekwencja jest zatem zwykle konsekwencją handlową, a nie konsekwencją prawną, która byłaby bezpośrednio na Ciebie nałożona.
Dlaczego klienci zadają to pytanie
Dział zakupów rzadko wysyła ankietę bez powodu. Często za tym kryje się własny obowiązek, na przykład z przepisów dotyczących zrównoważonego rozwoju, z zasad dotyczących cyberbezpieczeństwa łańcucha dostaw lub z kontroli, które banki i ubezpieczyciele muszą sami przeprowadzać wobec swoich klientów. Twój klient musi być w stanie wykazać, że zna swoich dostawców i ma ich zmapowanych, a do tego potrzebuje Twoich odpowiedzi. Jeśli nie odpowiadasz, Twój klient nie może zamknąć swojego dossier. To jest sedno tego, dlaczego tego typu listy wracają wielokrotnie, nawet jeśli czuje się to jak formalność.
Co się dzieje w praktyce
Zwykle zaczyna się od przypomnienia: pierwszego, a następnie drugiego i czasami trzeciego. Jeśli odpowiedź nie zostanie udzielona, proces eskaluje się w ramach organizacji Twojego klienta do działu zakupów lub działu odpowiedzialnego za stosowne przepisy. Od tego momentu współpraca może znajdować się pod presją: nowe zamówienie jest odkładane, umowa ramowa nie jest odnawiana lub nie jesteś już traktowany jako preferowany dostawca. W banku lub towarzystwie ubezpieczeniowym działa to nieco inaczej: jako część bieżącej kontroli Twojej firmy, niekompletne dossier może opóźnić ocenę wniosku kredytowego lub polisy, po prostu dlatego, że proces nie może być kontynuowany bez brakujących danych.
Ważne jest tutaj rozróżnienie między dwoma rzeczami, które często się mieszają. Pierwszą jest sama ankieta, która jest handlowym instrumentem Twojego klienta. Drugą są podstawowe obowiązki prawne, takie jak zasady dotyczące ochrony danych, prawa pracy lub bezpieczeństwa produktów, które w każdym razie już spoczywają na Twojej firmie, niezależnie od tego, czy do nich wysyłana jest ankieta. Niewypełnianie ankiety nie zmienia nic w tych podstawowych obowiązkach, i odwrotnie: wypełniona ankieta nie jest dowodem, że spełniasz wszystkie wymagania. Aby zapoznać się z objaśnieniami powszechnie używanych terminów pojawiających się w takich ankietach, takich jak scope 1, 2 i 3 lub dziesięć środków NIS2, możesz zwrócić się do bazy wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
Co możesz wpłynąć
Największe ryzyko zwykle nie leży w treści pytań, ale w czasie, który zajmuje odpowiadanie na nie wielokrotnie. To samo pytanie o Twoją politykę bezpieczeństwa lub o Twoich ostatecznych beneficjentów pojawia się u prawie każdego klienta w innym formacie. Kto odkrywa to każdy raz na nowo, szybciej napotyka termin niż ten, który ma już odpowiedzi przygotowane w jednym przeglądzie. To, czy ankieta jest dla Twojej firmy istotna i co mniej więcej będzie potrzebne, możesz pokazać z góry za pomocą sprawdzenie tożsamości kilku pytań.
Jeśli chcielibyście wiedzieć, jak taki przegląd buduje się w praktyce i skąd pochodzą informacje, jest to opisane na stronie jak to działa. Jeśli wątpliecie w sprawie konkretnej sytuacji, na przykład dotyczącej tego, co należy lub nie należy udostępnić klientowi, zaleca się uzgodnienie tego z prawnikiem lub bezpośrednio z danym klientem; nie dokonujemy oceny i nie wyjaśniamy niczego w Waszym imieniu. Typowe przypadki wątpliwości zebrane są w przejrzysty sposób w Często zadawanych pytań.
Jeśli chcielibyście najpierw sprawdzić, czy dotyczy to Waszej działalności gospodarczej i ile czasu normalnie Wam to zajmie, bezpłatne szybkie skanowanie jest logicznym punktem wyjścia. Zobaczysz w ciągu kilku minut, na jakim etapie się znajdujesz, bez konieczności od razu wypełniania listy.