KYB no estrangeiro: o controlo é igual em toda a parte?
Não, não exatamente. KYB significa Know Your Business: o controle que os bancos e seguradoras realizam antes de fazer negócios com uma empresa. A base vem de regras europeias contra lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, mas essas regras estão estabelecidas numa diretiva. Uma diretiva estabelece um objetivo e um nível mínimo, e cada país da UE transpõe-o à sua própria maneira em legislação nacional. Por isso, um questionário de KYB na Alemanha ou França assemelha-se ao holandês, mas nalguns aspetos está organizado de forma ligeiramente diferente.
As maiores diferenças residem em três coisas: qual o registo consultado para os beneficiários finais (UBO), quais os documentos que contam como prova válida, e como um banco ou segurador pretende estabelecer a identidade dos administradores e acionistas. Para um empresário que fornece a clientes estrangeiros, isto significa principalmente que o mesmo questionário é por vezes preenchido com anexos diferentes dos que está habituado na Holanda.
Por que uma diretiva difere por país
Uma diretiva europeia não é um regulamento. Um regulamento é aplicável diretamente e da mesma forma em todos os Estados-Membros; uma diretiva tem de ser primeiro transposta para legislação nacional, e os Estados-Membros têm espaço para fazer as suas próprias escolhas. Assim, o limiar percentual acima do qual alguém é considerado UBO, a forma como um registo de UBO é mantido, e o período de retenção de documentos podem variar ligeiramente de país para país. Isto não é um erro no sistema; é assim que uma diretiva é concebida.
Para o seu dossier de KYB, isto significa que um documento que é suficiente na Holanda, noutro país por vezes necessita de uma peça adicional, por exemplo um extrato mais recente ou uma declaração adicional do administrador. analisar por tema o que exatamente é pedido fornece uma visão geral do que os países geralmente solicitam, sem que tenha de analisar pessoalmente todos os textos legislativos nacionais.
Os registos de UBO são nacionais, não europeus
Cada país da UE mantém o seu próprio registo de UBO; não existe um registo europeu centralizado que um banco estrangeiro possa consultar. Uma empresa holandesa está, portanto, no registo holandês, e um cliente alemão que verifique os seus dados pode nem sempre consultar esse registo diretamente ou terá de seguir um processo diferente para verificar os dados. Esta é uma das razões pelas quais os fornecedores estrangeiros frequentemente solicitam um extrato ou declaração próprios, mesmo que já tenha registado essas informações na Holanda.
Além disso, a acessibilidade dos registos de UBO difere de país para país: alguns países fornecem amplo acesso, outros limitam-no às partes com um interesse comprovável. Isto não afeta apenas a rapidez com que o controle decorre, mas também o que um cliente estrangeiro pode pesquisar pessoalmente e o que terá de questionar-lhe.
Documentos, tradução e legalização
Uma segunda diferença está na forma dos documentos. Um extrato holandês do Registo do Comércio é aceite sem problemas na maioria dos países da UE, mas em clientes fora da UE pode ser necessária uma tradução ou legalização antes de um documento contar como prova válida. Legalização significa que uma autoridade competente confirma que um documento é autêntico, frequentemente com um carimbo ou declaração especificamente destinado ao país recetor. Isto não se aplica a todos os clientes estrangeiros, mas é algo a ter em conta se pela primeira vez fornecer a uma parte fora da UE.
A duração de validade dos documentos também difere. Um extrato que na Holanda é considerado atualizado por um ano pode ser considerado por outro banco como vencido após um período mais curto. como lidamos com os seus dados é menos relevante do que a questão de quanto tempo um documento comprobatório permanece válido em outro lugar; isso é determinado pela parte receptora, não pela sua própria administração.
O que isto significa na prática
Para a maioria das PME que fornecem a clientes estrangeiros de forma incidental ou estrutural, isto significa algo adicional: um ou dois documentos complementares, uma tradução, ou um controlo ligeiramente mais rigoroso de quem dentro da sua empresa tem autoridade para assinar. Não é uma razão para assumir que está a fazer algo errado; é uma consequência de como as directivas funcionam na União Europeia.
Se um cliente específico num país específico lhe pede mais do que está habituado, o melhor é esclarecer directamente com esse cliente ou com a autoridade supervisora nesse país. Para uma primeira impressão do que está em jogo na sua área de negócio e no seu mercado de venda, pode em algumas questões ver quais listas de verificação podem ser aplicáveis a si.
Supplia.eu não explica nada nem avalia nenhum dossier; ajudamo-lo a manter organizado as respostas e documentos comprobatórios que já tem, para as listas de verificação que vão surgindo. Se quer saber como é que funciona exactamente, leia como a informação nesta plataforma é compilada, ou consulte as respostas às perguntas que mais frequentemente nos fazem.