Combien coûte la gestion de votre enregistrement UBO ?
Les coûts d'un enregistrement UBO dépendent de qui effectue le travail et de la complexité de la structure de propriété de votre entreprise. Si vous effectuez l'enregistrement vous-même auprès de la Chambre de Commerce, vous payez principalement du temps et un montant fixe que la Chambre de Commerce elle-même détermine. Si vous faites intervenir un notaire ou un conseiller, un tarif horaire ou un tarif forfaitaire s'ajoute à cela, qui augmente à mesure que votre structure compte davantage de niveaux ou d'entités étrangères.
Il n'existe pas de tarif forfaitaire national fixe pour « faire enregistrer une déclaration UBO », car l'enregistrement lui-même est une démarche administrative et l'accompagnement qui l'entoure est un service fourni par un tiers. Le montant que vous payez finalement est donc composé d'un certain nombre d'éléments distincts. Cet article énumère ces différents éléments.
D'où vient le montant
La Chambre de Commerce demande un montant fixe pour l'enregistrement d'une déclaration UBO. Ce montant s'applique à tous et ne varie pas selon la complexité de votre entreprise. Cette partie des coûts est donc prévisible et figure sur le site web de la Chambre de Commerce elle-même.
En outre, il y a souvent un deuxième poste de coûts : le temps ou le tarif de la personne qui prépare la déclaration pour vous. Pour une simple société privée à responsabilité limitée avec une ou deux personnes physiques en tant qu'ayants droit économiques, un comptable ou un entrepreneur peut souvent s'en charger lui-même. Pour une structure avec plusieurs holdings, des actionnaires étrangers ou une fiducie, un notaire ou un conseiller juridique est souvent nécessaire, et celui-ci facture un tarif pour l'analyse de la structure et la préparation de la déclaration correcte.
Un troisième poste de coûts n'apparaît que plus tard : les modifications. Si quelque chose change dans la structure de propriété ou de contrôle, l'enregistrement doit être mis à jour. Celui qui ne le met pas à jour lui-même paie à nouveau pour le travail de recherche au moment où un client, une banque ou un assureur demande une déclaration UBO à jour.
Ce qui détermine le montant
La distinction la plus importante est de savoir si votre structure est simple ou à plusieurs niveaux. Une entreprise avec un seul propriétaire qui est aussi administrateur connaît généralement un processus court et peu coûteux. Une entreprise avec plusieurs actionnaires, une structure holding ou une société mère à l'étranger demande davantage de travail de recherche, et c'est ce travail de recherche qui représente la majeure partie des coûts, non pas l'enregistrement lui-même.
Le pays joue également un rôle. Les registres et les exigences qui s'y rapportent varient selon chaque État membre, et une structure qui compte des actionnaires dans plusieurs pays demande souvent une coordination entre des conseillers dans ces pays. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans l'article sur si le registre des UBO est organisé différemment à l'étranger.
Un troisième facteur est la fréquence à laquelle votre structure change. Une structure de propriété stable qui reste inchangée pendant des années coûte peu après l'enregistrement initial. Une entreprise qui transfère régulièrement des actions ou qui intercale une nouvelle holding doit chaque fois faire vérifier si la déclaration UBO est toujours exacte.
Faire soi-même ou laisser faire
Que vous puissiez effectuer l'enregistrement vous-même dépend largement de votre connaissance de qui a finalement le contrôle de votre entreprise. Pour une structure simple, c'est souvent clair. S'il y a un doute quant à la personne qui compte exactement comme ayant droit économique, il est conseillé d'en discuter avec un notaire, un expert-comptable ou un juriste avant de déposer quoi que ce soit auprès de la Chambre de Commerce, car une déclaration inexacte peut soulever des questions ultérieurement. Celui qui souhaite en savoir plus à ce sujet trouvera une explication plus détaillée dans l'article sur si vous pouvez enregistrer vous-même la déclaration UBO.
La différence avec ce que demande votre client
Important à distinguer : l'enregistrement UBO auprès de la KvK est différent de la question KYB que vous pose une banque, un assureur ou un grand client. Cette dernière partie demande souvent un extrait ou une confirmation de vos données UBO dans le cadre d'une enquête plus large sur votre entreprise. Les frais d'enregistrement lui-même sont donc distincts du temps qu'il faut pour fournir ces mêmes données à plusieurs reprises à différents clients. Comment ces deux éléments se rapportent l'un à l'autre est décrit dans l'article sur ce que KYB signifie et pourquoi un client pose cette question.
Cette répétition est précisément ce qui fait perdre du temps à de nombreux entrepreneurs : les mêmes données UBO, les mêmes pièces justificatives, remplies à chaque fois dans un portail différent. Supplia.eu récupère ces données à partir d'un dossier de chaîne unique et les prépare pour confirmation, afin que vous n'ayez pas besoin de les rechercher à chaque fois.
Voulez-vous savoir à quoi cela ressemble en pratique, ou quels sujets s'appliquent à votre entreprise ? Effectuez la vérification gratuite en quelques questions ou lisez les autres sujets dans la les questions les plus fréquemment posées. Pour toute question concernant votre structure spécifique, un notaire, un expert-comptable ou la Chambre de Commerce elle-même reste le point de contact approprié.