Quanto costa far gestire la vostra registrazione UBO?
I costi di una registrazione UBO dipendono da chi svolge il lavoro e da quanto complessa è la struttura proprietaria della vostra azienda. Se gestite la registrazione da soli presso la Camera di Commercio, pagate principalmente il vostro tempo e un importo fisso stabilito dalla Camera di Commercio stessa. Se coinvolgete un notaio o un consulente, si aggiunge una tariffa oraria o fissa, che aumenta man mano che la vostra struttura presenta più livelli o entità estere.
Non esiste una tariffa fissa nazionale per "far gestire una registrazione UBO", perché la registrazione in sé è un'azione amministrativa e la consulenza relativa è un servizio fornito da terzi. L'importo che alla fine pagate è quindi composto da un certo numero di elementi separati. Questo articolo elenca questi elementi.
Da dove proviene l'importo
La Camera di Commercio richiede un importo fisso per ogni comunicazione di UBO. Tale importo vale per tutti e non cambia in base alla complessità della vostra azienda. Questa parte dei costi è quindi prevedibile e si trova sul sito della Camera di Commercio stessa.
Inoltre, spesso c'è una seconda voce di costo: il tempo o la tariffa di chi prepara la comunicazione per voi. Nel caso di una semplice società a responsabilità limitata con una o due persone fisiche come beneficiari effettivi, un contabile o un imprenditore può spesso gestirlo autonomamente. Nel caso di una struttura con più holding, azionisti esteri o un trust, spesso interviene un notaio o un consulente legale, che addebita una tariffa per l'analisi della struttura e la redazione della comunicazione corretta.
Una terza voce di costo emerge solo più tardi: le modifiche. Se cambia qualcosa nella struttura proprietaria o di controllo, la registrazione deve essere aggiornata. Chi non mantiene l'aggiornamento autonomamente, paga nuovamente per il lavoro di ricerca nel momento in cui un cliente, una banca o un assicuratore richiede una comunicazione UBO aggiornata.
Cosa determina l'importo
La distinzione più importante è se la vostra struttura è semplice o articolata. Un'azienda con un solo proprietario che è anche amministratore presenta solitamente un percorso breve ed economico. Un'azienda con più azionisti, una struttura di holding o un'azienda madre all'estero richiede più ricerca, ed è questo lavoro di ricerca dove risiedono i costi maggiori, non la registrazione in sé.
Anche il paese gioca un ruolo. I registri e i relativi requisiti differiscono per Stato membro, e una struttura che ha azionisti in più paesi spesso richiede coordinamento tra consulenti in quei paesi. Potete leggere di più al riguardo nell'articolo su se il registro UBO all'estero è regolato diversamente.
Un terzo fattore è la frequenza con cui la vostra struttura cambia. Una struttura proprietaria stabile che rimane invariata per anni costa poco dopo la registrazione iniziale. Un'azienda che trasferisce regolarmente azioni o inserisce una nuova holding in mezzo deve ogni volta farsi verificare nuovamente se la comunicazione UBO è ancora corretta.
Farlo da soli o farsi aiutare
Se potete gestire la registrazione da soli dipende molto da quanto bene avete una visione chiara di chi ha infine il controllo della vostra azienda. Con una struttura semplice, questo è spesso evidente. In caso di dubbio su chi esattamente conti come beneficiario effettivo, è consigliabile chiarirlo con un notaio, un commercialista o un giurista prima di presentare qualcosa alla Camera di Commercio, poiché una comunicazione scorretta potrebbe sollevare domande in seguito. Chi vuole saperne di più, troverà una spiegazione più dettagliata nell'articolo su se potete gestire voi stessi la registrazione UBO.
La differenza rispetto a ciò che chiede il vostro cliente
Importante da distinguere: la registrazione dell'UBO presso la Camera di Commercio è diversa dalla domanda KYB che una banca, un assicuratore o un grande cliente le pone. Quest'ultimo chiede spesso un estratto o una conferma dei suoi dati UBO come parte di un'indagine più ampia sulla sua azienda. I costi della registrazione stessa sono quindi separati dal tempo necessario per fornire gli stessi dati più volte a diversi clienti. Come questi due aspetti si relazionano tra loro è descritto nell'articolo su cosa KYB significa e perché un cliente lo chiede.
Questa ripetizione è esattamente dove molti imprenditori perdono tempo: gli stessi dati UBO, gli stessi documenti, compilati ripetutamente in un portale diverso. Supplia.eu estrae questi dati da un unico fascicolo di filiera e li prepara per la conferma, in modo che non debba cercarli di nuovo ogni volta.
Vuole sapere come funziona nella pratica, o quali argomenti riguardano la sua azienda? Esegua il controllo gratuito in poche domande o legga gli altri argomenti in domande frequenti. Per dubbi sulla sua struttura specifica, rimangono un notaio, un commercialista o la Camera di Commercio stessa il punto di contatto appropriato.