koliko često trebam osvježiti svoje podatke i odgovore da bi bili trenutni

Aktualnost se razlikuje po polju, a ne po dosijeu

Nema fiksnog kalendara koji vrijedi za sva polja u lancu dokumenata: učestalost ažuriranja ovisi o onome što polje predstavlja i koji dokaz stoji iza njega. Osnovni podaci iz Registra trgovačkih društava — Zakonski naziv, registarski broj, adresu sjedišta poduzeća — rijetko se mijenjaju i trebaju biti ažurirani samo kada se sama upisa promijeni. Polja koja dolaze iz certifikata ili revizije, kao što su ISO 9001 ili mjere kontrole ISO/IEC 27001 Prilog A, prate razdoblje valjanosti tog certifikata: čim certifikat istekne ili bude revidiran, odgovor je zastario, ne ranije.

Za brojeve kao što su broj zaposlenih i godišnji prihod logika je drugačija: oni su vezani uz poslovnu godinu, pa se prema tome godišnje zamijenjuju čim se godišnji brojevi utvrde — ranije osvježavanje nema smisla jer još nema nove činjenice. Za polja održivosti u sklopu VSME-osnovnog modula vrijedi isto načelo: modul je osmišljen kao godišnje izvještavanje, pa ažuriranje temeljnih podataka slijedi taj ciklus. Dosije sam ne nameće rok; prikazuje po odgovoru datum temeljnog dokaza, kako bi poduzetnik sam vidio koji odgovor trebao novu verziju prije nego što ga potvrdi.

Trenutak pregleda proizlazi iz izvora, a ne iz fiksnog pravila

Ova logika ne proizlazi iz jednog članka koji propisuje "jednom godišnje", već iz prirode temeljnih propisa: Zakon o registru trgovačkih društava 2007. propisuje obvezu promjene pri stvarnim promjenama, a ne periodički rok pregleda; VSME-osnovni modul EFRAG-a i CSRD (Direktiva (EU) 2022/2464) osmišljeni su oko poslovne godine; a certifikat prema ISO/IEC 27001 ima fiksno razdoblje valjanosti koje određuje izdavajuće tijelo za certificiranje. Tko pod NIS2-direktivom izvještava o deset mjera članka 21. stavak 2., radi s dokazima koji su vezani uz vlastiti sigurnosni ciklus, a ne uz vanjski kalendar.