hoe geef ik een nieuwe medewerker toegang tot het dossier

Rechtenbeheer regelt wie mag lezen, invullen en indienen

Toegang geef je via het rechtenbeheer van het ketendossier, niet door een wachtwoord door te sturen. Elke gebruiker krijgt een eigen account met een eigen rol: lezen, invullen, of ook indienen bij het portaal van de klant. Zo blijft altijd zichtbaar wie welk antwoord heeft bevestigd — dat is vooral relevant bij vragenlijsten waar meerdere collega's aan meewerken, bijvoorbeeld één iemand voor het aantal medewerkers en iemand anders voor de vragen over informatiebeveiliging.

Een nieuwe collega voeg je toe met naam en werk-e-mailadres. Je kiest daarbij een rol die past bij zijn taak: iemand die alleen het antwoord over de aansprakelijkheidsverzekering moet aanleveren, hoeft geen rechten te krijgen om lijsten in te dienen. Beperk toegang tot wat nodig is — dat is geen keuze die wij voorschrijven, maar wel iets wat aansluit bij de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, waarin toegangsbeheer als aparte maatregel wordt genoemd. Wil je dat een collega bepaalde antwoorden niet kan zien, bijvoorbeeld omdat ze concurrentiegevoelig zijn? Gebruik dan de vertrouwelijkheidsknop bij dat antwoord; wat je daarmee afschermt, bepaal je zelf.

Waarom toegangsbeheer een terugkerend controlepunt is

Toegangsbeheer staat expliciet in de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, en komt ook terug in de beheersmaatregelen van bijlage A bij ISO/IEC 27001, onder de categorie toegangsbeveiliging. Klanten die op basis van deze normen vragenlijsten sturen, willen daarom vaak weten of je wijzigingen in gebruikersrechten kunt aantonen — niet alleen of je een wachtwoordbeleid hebt. Houd daarom bij wanneer een collega is toegevoegd of verwijderd; dat overzicht is precies wat zo'n vraag beantwoordt.