várias filiais da nossa empresa podem usar o mesmo dossier

Um dossiê pode ser usado, mas não automaticamente para tudo

Sim, várias localidades podem trabalhar com um dossiê, mas isso depende do que a pergunta exatamente solicita: a pessoa coletiva ou a localidade. Muitos questionários perguntam sobre a empresa como um todo — então um dossiê no nível da pessoa coletiva é suficiente, contendo a resposta a em que países a empresa tem estabelecimentos. Outras perguntas estão vinculadas à localidade: o endereço da localidade, certificação local ou um plano de continuidade local. Não é possível cobrir essas perguntas com uma resposta central única sem esclarecimentos.

O problema geralmente está em três categorias de perguntas. Primeiro, perguntas de identificação como o endereço de estabelecimento da empresa — aqui você deve indicar se o cliente quer dizer a sede ou a localidade fornecedora. Segundo, certificação ISO: um certificado ISO 9001 pode estar em uma localidade ou em toda a organização, e essa diferença se reflete na resposta a se a empresa está certificada pela ISO 9001. Terceiro, as medidas NIS2: se as localidades gerem redes e sistemas separadamente, uma localidade pode estar em conformidade com as dez medidas do artigo 21.º, n.º 2 e a outra não. Um dossiê partilhado funciona apenas se indicar por localidade qual parte da resposta é correcta.

Onde a distinção pessoa coletiva-localidade provém

A Lei do Registo Comercial de 2007 registra empresa e localidade como dados separados: uma pessoa coletiva pode ter várias localidades, cada uma com seu próprio número e endereço de localidade. Esta separação é a razão pela qual um dossiê ao nível da pessoa coletiva não se aplica automaticamente a uma pergunta que se refira especificamente a uma localidade. Na NIS2, a sensibilidade à localidade decorre do artigo 21.º, n.º 2 da Directiva (UE) 2022/2555: as dez medidas aplicam-se à rede e sistema de informação que presta o serviço, e isso pode variar consoante a localidade. Na ISO 27001, o âmbito do certificado Annex A é determinante: está numa única localização ou em toda a organização, leia-se no certificado em si.