quem pode alterar o dossier dentro da nossa empresa

Quem regula o acesso ao dossier

Quem pode atualizar o dossier da cadeia é determinado pela própria empresa: trata-se de uma escolha nas configurações da conta, não de um papel legal. Na prática, funciona como em qualquer sistema empresarial partilhado: designa-se um ou mais administradores, e esses administradores determinam quem mais pode editar ou apenas pode consultar. Não existe uma função fixa que "tenha" de fazer isto — numa empresa é o gestor de qualidade, noutra é o controlador ou o próprio proprietário.

Onde isto se torna efetivamente prático é nos dados de origem. Alguns campos situam-se junto à inscrição legal, como a designação estatutária e o número de registo: estes apenas se alteram quando a inscrição no Registo Comercial se altera, e é sensato que quem a mantém — muitas vezes a mesma pessoa que também gere a inscrição na Câmara do Comércio e Indústria — atualize também esses campos no dossier. Outros campos, como as respostas sobre segurança da informação ou continuidade, correspondem antes a quem é responsável pelo assunto do ponto de vista substantivo. O dossier em si não atribui, portanto, qualquer papel; segue a distribuição de papéis que já existe na empresa.

Por que este não é um papel legal

Nenhuma das fontes relevantes para o dossier da cadeia — a Lei do Registo Comercial de 2007, a norma VSME do EFRAG, a Diretiva (UE) 2022/2464 (CSRD), a ISO/IEC 27001 ou o artigo 21.º, n.º 2 da Diretiva (UE) 2022/2555 (NIS2) — estabelece qual funcionário dentro de uma empresa pode introduzir ou alterar dados. Estes regulamentos descrevem o QUÊ uma empresa deve registar ou comunicar, não QUEM é que o pode fazer administrativamente. Apenas a ISO/IEC 27001, Anexo A, toca indiretamente no assunto: essas medidas de controlo tratam do controlo de acesso como tal — ou seja, do princípio de que o acesso aos sistemas deve ser limitado e atribuído — mas aí também não é mencionada qualquer função concreta. A atribuição de direitos no dossier é, portanto, um acordo interno, comparável a como uma empresa regula o acesso ao seu software de contabilidade ou CRM.