Cine din cadrul companiei noastre poate modifica dosarul

Cine reglementează accesul la dosarul

Cine poate actualiza dosarul de lanț, decide întreprinderea însuși: aceasta este o alegere în setările contului, nu un rol legal. În practică, funcționează ca în orice sistem de afaceri partajat: desemnezi unu sau mai mulți administratori, iar acești administratori decid cine mai poate edita sau doar poate observa. Nu există nicio funcție fixă care ar trebui să facă asta — la o întreprindere este managerul de calitate, la alta este controllerul sau chiar proprietarul.

Unde devine practic, este la datele sursă. Unele câmpuri sunt apropiate de înregistrarea legală, cum ar fi denumirea statutară și numărul de înregistrare: acestea se modifică doar dacă înregistrarea în Registrul Comerțului se modifică, și este prudent ca persoana care o urmărește — adesea aceeași persoană care gestionează și înregistrarea KVK — să actualizeze și aceste câmpuri în dosarul. Alte câmpuri, cum ar fi răspunsurile privind securitatea informațiilor sau continuitatea, aparțin mai degrabă celui care este responsabil din punct de vedere substanțial pentru acel subiect. Dosarul însuși nu impune niciun rol; urmărește repartizarea rolurilor care există deja în întreprindere.

De ce aceasta nu este un rol legal

Niciuna dintre sursele relevante pentru dosarul de lanț — Legea Registrului Comerțului 2007, standardul EFRAG VSME, Directiva (UE) 2022/2464 (CSRD), ISO/IEC 27001 sau articolul 21, alineatul 2 din Directiva (UE) 2022/2555 (NIS2) — nu prescrie care funcționar în cadrul unei întreprinderi poate introduce sau modifica date. Aceste reglementări descriu CE trebuie să înregistreze sau să raporteze o întreprindere, nu cine poate face asta administrativ. Doar ISO/IEC 27001, Anexa A, abordează indirect subiectul: acele măsuri de control se referă la controlul accesului ca atare — deci la principiul că accesul la sisteme trebuie să fie limitat și atribuit — dar nici acolo nu este menționată nicio funcție concretă. Alocarea drepturilor în dosarul este astfel o înțelegere internă, comparabilă cu modul în care o întreprindere reglementează accesul la pachetul de contabilitate sau CRM.