Quien rellena por primera vez un cuestionario de sostenibilidad de un cliente, suele cometer los mismos errores. No porque las preguntas sean tan difíciles, sino porque la lista llega en el momento equivocado, se rellena entre otras prioridades y después nunca vuelve a revisarse. El error más común es copiar respuestas de una lista anterior a una nueva, sin comprobar si el formato, el período o el cliente son los mismos.
Además, suele haber problemas con documentos probatorios que ya no están actualizados, con el relleno de campos que en realidad no se preguntaban, y con dejar en blanco preguntas que deberían haberse respondido con 'no aplicable'. A continuación se enumeran los errores que aparecen con más frecuencia, por sección del cuestionario.
Reutilizar respuestas sin verificar
Un cuestionario de sostenibilidad a menudo se parece al anterior: el mismo tipo de preguntas sobre consumo de energía, flujos de residuos o proveedores en la cadena. Pero cada cliente utiliza su propio formato y a veces su propio período de cálculo. Una respuesta que fue correcta el año pasado para el cliente A puede requerir un año fiscal diferente o una unidad diferente para el cliente B. Quien copia una respuesta ciegamente corre el riesgo de que la cifra esté rellenada, pero no se ajuste a la pregunta.
Esto ocurre especialmente en las listas basadas en la VSME, el estándar voluntario de información para empresas más pequeñas. Las preguntas parecen genéricas, pero la división de alcance 1, 2 y 3 varía por portal. Un expediente central de la cadena con una respuesta actual por tema evita que circule una versión ligeramente diferente para cada cliente. En la base de conocimientos por tema se explica por tipo de pregunta de dónde provienen este tipo de diferencias.
Enviar documentos probatorios vencidos
Un segundo error frecuente es adjuntar un certificado, póliza de seguros o declaración que ya ha expirado. Esto a menudo no ocurre por negligencia, sino porque nadie en la organización tiene un momento fijo para verificar la fecha de vencimiento antes de que el documento salga. Con una carpeta manual de pdf's, esto solo se nota si el cliente llama al respecto.
Compartir más de lo que se pregunta
El tercer error va en la otra dirección: compartir demasiada información. Algunos empresarios envían, por precaución, un documento de política completo, cuando la pregunta solo pide un sí o un no. Eso no está prohibido, pero tampoco es necesario, y puede contener información comercial sensible que no corresponde a esa pregunta específica. El punto de partida es que responda lo que se pregunta, ni más ni menos. Si duda sobre si algo debe compartirse, ese es un tema para coordinar internamente o someter a un abogado; nosotros no lo juzgamos ni leemos la lista nosotros mismos.
Nadie verifica la respuesta antes de enviarla
Un cuarto error, menos visible, es que un cuestionario es rellenado por un empleado, sin que otra persona confirme la respuesta nuevamente. Con una sola pregunta, eso no es un problema, pero con docenas de preguntas al año, distribuidas entre múltiples portales, fácilmente se cuela una cifra desactualizada o una fecha mal rellenada. Un paso fijo en el que cada respuesta se confirma explícitamente con sí o no antes de enviarla, evita que un error solo se note después de que el cliente ya haya respondido.
Dejar preguntas en blanco en lugar de rellenar 'no aplicable'
Por último: un campo vacío suele ser interpretado de manera diferente por un solicitante que una respuesta completada como 'no aplica'. Una pregunta sin respuesta puede parecer olvidada o ignorada, mientras que 'no aplica' demuestra que la pregunta ha sido revisada. Parece una diferencia pequeña, pero es exactamente el tipo de detalle sobre el que un portal de un banco o asegurador puede volver. Más sobre cómo funciona esto en la práctica, lo encuentra en las preguntas sobre controles de KYB en las preguntas más frecuentes sobre este tipo de controles.
Estos errores tienen algo en común: no surgen porque la pregunta sea poco clara, sino porque la respuesta proviene de una fuente distinta a un único registro actual y verificado. Si desea saber qué cuestionarios son relevantes para su empresa y dónde se encuentra ahora, le proporciona la verificación gratuita en unas pocas preguntas una primera indicación. Cómo se llega a esa indicación se explica en la página sobre la metodología.
Este artículo tiene un propósito descriptivo y no constituye asesoramiento legal. Para la situación de su propia empresa, o en caso de duda sobre qué información debe compartirse o no, un abogado o la autoridad supervisora competente son el punto de contacto apropiado.