Den som fyller i en hållbarhetsfrågelista från en kund för första gången gör ofta samma fel. Inte för att frågorna är så svåra, utan för att listan kommer vid fel tidpunkt, fylls i mellan andra prioriteringar och aldrig granskas igen efteråt. Det vanligaste misstaget är att svar från en tidigare lista kopieras till en ny utan att kontrollera om format, period eller kund är samma.
Dessutom går det ofta fel när det gäller bilagor som inte längre är aktuella, när fält fylls i som egentligen inte frågades, och när frågor som borde ha besvarats med "inte tillämpligt" lämnas tomma. Här nedan finns de fel som förekommer mest, uppdelade efter olika delar av frågolistan.
Återanvända svar utan att kontrollera
En hållbarhetsfrågelista liknar ofta den föregående: samma typ av frågor om energiförbrukning, avfallsströmmar eller leverantörer längre ner i kedjan. Men varje köpare använder sitt eget format och ibland sin egen rapporteringsperiod. Ett svar som stämde förra året för kund A kan kräva ett annat räkenskapsår eller en annan enhet för kund B. Den som blindkopierar ett svar riskerar att siffran är ifylld, men inte passar till frågan.
Detta är särskilt aktuellt för listor som är baserade på VSME, den frivilliga rapporteringsstandarden för mindre företag. Frågorna verkar allmänna, men indelningen av scope 1, 2 och 3 skiljer sig åt mellan olika portalerna. En central kedjefil där det per ämne finns ett aktuellt svar förhindrar att det per kund finns en något annorlunda version i omlopp. I kunskapsbasen per ämne förklaras det per frågetype var den här typen av skillnader kommer ifrån.
Skicka utgångna bilagor
Ett andra vanligt misstag är att skicka med ett certifikat, försäkringsbrev eller intyg som redan är utgånget. Detta händer ofta inte på grund av slarvighet, utan för att ingen i organisationen har en fast tidpunkt för att kontrollera utgångsdatumet innan dokumentet lämnar organisationen. Med en manuell samling pdf-filer märks detta bara om kunden ringer om det.
Dela mer än vad som efterfrågas
Det tredje misstaget går åt andra hållet: att dela för mycket information. Vissa företagare skickar försiktigt ett helt policydokument, medan frågan bara efterfrågar ett ja eller nej. Det är inte förbjudet, men det är heller inte nödvändigt, och det kan innehålla känslig företagsinformation som inte hör till just den här frågan. Utgångspunkten är att du svarar på det som efterfrågas, inte mer och inte mindre. Om du är osäker på om något ska delas är det något som du kan samordna internt eller lägga fram för en jurist; vi gör ingen bedömning av det och läser själva inte listan.
Ingen kontrollerar svaret innan det skickas in
Ett fjärde, mindre synligt misstag är att en frågelista fylls i av en anställd utan att någon annan bekräftar svaret. Det är inget problem med en eller två frågor, men med dussintals frågor per år, spridda över flera portaler, slinker det lätt in ett föråldrat värde eller ett felaktigt ifyllt datum. Ett fast steg där varje svar uttryckligt bekräftas med ja eller nej innan det skickas in förhindrar att ett misstag bara blir synligt efter att kunden redan har reagerat.
Lämna frågor tomma istället för att fylla i "inte tillämpligt"
Slutligen: ett tomt fält läses ofta annorlunda av en mottagare än ett ifyllt 'inte tillämpligt'. En tom fråga kan uppfattas som glömd eller ignorerad, medan 'inte tillämpligt' visar att frågan faktiskt har granskats. Det verkar vara en liten skillnad, men det är exakt den typ av detalj som en banks eller försäkringsgivares portal kan återkomma till. Mer om hur det fungerar i praktiken läser du under frågorna om KYB-kontroller i de meestgestelde vragen over dit soort controles.
Dessa fel har en gemensam nämnare: de uppstår inte för att frågan är otydlig, utan för att svaret kommer från någon annanstans än från en aktuell, kontrollerad översikt. Om du vill veta vilka frågelistor som är relevanta för ditt företag och var du står nu, ger de gratis check in een paar vragen en första indikation. Hur denna indikation kommer till stånd förklaras på de pagina over de werkwijze.
Denna artikel är avsedd att vara beskrivande och inte juridisk rådgivning. För din egen företagssituation, eller om du är osäker på vad som bör och inte bör delas, är en jurist eller relevant tillsynsmyndighet rätt kontaktpunkt.