Tisti, ki prvič izpolnjujejo vprašalnik o trajnosti stranke, pogosto naredijo enake napake. Ne zato, ker so vprašanja tako težka, temveč zato, ker seznam prispe v napačnem času, ga izpolnijo med drugimi prednostmi in se ga pozneje nikoli več ne ogledajo. Najpogostejša napaka je, da se odgovori iz prejšnjega seznama kopirajo v novo, ne da bi se preverilo, ali je oblika, obdobje ali stranka enaka.
Poleg tega pogosto pride do napak pri dokazilih, ki niso več aktualna, pri izpolnjevanju polj, ki jih pravzaprav ne sprašujejo, in pri pustanju praznih vprašanj, ki bi jih morali odgovoriti z »ne velja«. Spodaj so navedene napake, ki se najpogosteje pojavljajo, za vsak del vprašalnika.
Ponovno uporabite odgovore brez preverjanja
Vprašalnik o trajnosti je pogosto podoben prejšnjemu: enake vrste vprašanj o porabi energije, tokovih odpadkov ali dobaviteljih naprej v verigi. Vendar vsak kupec uporablja svoj format in včasih svoje računsko obdobje. Odgovor, ki je lani veljal za stranko A, je lahko zahteval drugačno poslovodno leto ali drugo enoto za stranko B. Kdor slepo kopira odgovor, tvega, da je številka sicer izpolnjena, a se ne ujema z vprašanjem.
To velja predvsem za sezname, ki temeljijo na VSME, prostovoljnem standardu poročanja za manjše podjetje. Vprašanja se zdijo generična, vendar je klasifikacija obsega 1, 2 in 3 za vsak portal drugačna. Osrednja datoteka verige, v kateri je za vsako temo en trenutni odgovor, prepreči, da bi za vsakega stranko obstajala nekoliko drugačna različica. V podatkovni bazi po temi je za vsak tip vprašanja pojasnjeno, od kod prihajajo te razlike.
Pošljite zapadle dokaze
Druga pogosta napaka je pošiljanje potrdila, zavarovalnice ali izjave, ki je v tem času že potekla. To se pogosto ne zgodi iz neprevidnosti, temveč zato, ker v organizaciji nihče nima določenega trenutka, da bi preveril datum veljavnosti pred tem, ko dokument zapusti vrata. V ročni mapi s PDF-ji to opazimo šele, če se stranka oglasi.
Delite več, kot se pide
Tretja napaka gre v drugo smer: deljenje preveč informacij. Nekateri podjetniki iz previdnosti pošljejo celoten politični dokument, medtem ko vprašanje zahteva le da ali ne. To ni prepovedano, vendar tudi ni potrebno, in lahko vsebuje občutljive poslovne informacije, ki ne spadajo h temu vprašanju. Izhodišče je, da odgovoriš na to, kar se sprašuje, nič več in nič manj. Če dvomite, ali je treba kaj deliti, je to nekaj, kar je treba dogovoriti interno ali predložiti pravniku; tega mi ne presojamo in sami tudi ne beremo seznama.
Nihče ne preverja odgovora, preden se odda
Četrta, manj vidna napaka je, da vprašalnik izpolni en zaposleni, ne da bi kdo drug potrdil odgovor. Pri enem samem vprašanju to ni problem, a pri ducatih vprašanj na leto, razporejenih na več portalov, se zlahka vkrade zastarelo število ali nepravilno izpolnjen datum. En fiksni korak, pri katerem se vsak odgovor eksplicitno potrdi z da ali ne pred oddajo, prepreči, da bi se napaka opazila šele potem, ko se je stranka že odzvala.
Pustite vprašanja prazna namesto »ne velja«
Končno: prazno polje pogosto drugače prebere odjemalec kot izpolnjeno 'ne velja'. Prazen vprašanja je mogoče razumeti kot pozabljeno ali ignorirano, medtem ko 'ne velja' kaže, da je bilo vprašanje upoštevano. To se zdi majhna razlika, toda to je natanko vrsta podrobnosti, na katero se lahko vrne portal banke ali zavarovalnice. Več o tem, kako to deluje v praksi, preberite pri vprašanjih o KYB-pregledih v najpogostejših vprašanjih o tej vrsti pregledov.
Te napake imajo eno skupno: ne nastanejo ker je vprašanje nejasno, temveč ker odgovor prihaja od drugod kot iz enega trenutnega, preverenega pregleda. Če želite vedeti, kateri vprašalniki so za vaše podjetje relevantni in kje ste zdaj, vam daje brezplačna preverjanja v nekaj vprašanjih prvo nakazilo. Kako ta nakazilo nastane, je pojasnjeno na strani o delovnem postopku.
Ta članek je namenjen kot opisni in ne kot pravno svetovanje. Za situacijo vašega lastnega podjetja ali za dvom o tem, kaj je in kaj ni treba deliti, sta odvetnik ali pristojni nadzorni organ primerni stiki.