klant wil een handtekening of verklaring bij het antwoord

Een handtekening zet je zelf, wij vullen alleen aan

Een ondertekende verklaring komt neer op een document met een datum, een naam en een handtekening van iemand die bevoegd is om namens de onderneming te tekenen — vaak een directeur of een procuratiehouder. Dat is iets anders dan een antwoord op een vraag in een vragenlijst. Supplia vult de feitelijke antwoorden uit het ketendossier in en jij bevestigt die per stuk, maar een handtekening is een rechtshandeling die bij de onderneming zelf blijft liggen. Wij zetten die niet, en we stellen ook geen tekst op die als verklaring dient — dat zou te dicht tegen het opstellen van een juridisch document aankomen dat wij niet kunnen dekken met een bron.

Wat wel vaak helpt: de vraag naar een verklaring gaat meestal over gegevens die al in het dossier staan, alleen wil de klant ze nu in een formeel jasje. Denk aan een bevestiging van de statutaire naam van de onderneming of van het registratienummer waaronder de onderneming staat ingeschreven. Die gegevens haal je uit het dossier en zet je zelf op briefpapier, met een handtekening erbij. Supplia kan het antwoord aanleveren dat in de verklaring moet komen, niet de verklaring zelf.

Waarom identiteitsgegevens de basis vormen

De gegevens die meestal in zo'n verklaring terugkomen — naam, rechtsvorm, registratienummer, vestigingsadres — zijn dezelfde gegevens die van elke onderneming zijn vastgelegd op grond van de Handelsregisterwet 2007. Dat is de reden dat Supplia die gegevens wél feitelijk kan aanleveren: ze zijn eenduidig vastgelegd en niet afhankelijk van interpretatie. Zodra de klant een oordeel, een toezegging of een ondertekening vraagt die verder gaat dan het overnemen van die feiten, ligt dat buiten wat een antwoordsysteem kan invullen — dat blijft bij de onderneming en degene die bevoegd is om te tekenen.