Kun kestävyyden arviointilistaa täytetään ensimmäistä kertaa, tekee yleensä samoja virheitä. Ei siksi, että kysymykset olisivat niin vaikeita, vaan koska lista saapuu väärään aikaan, se täytetään muiden prioriteettien seassa ja siihen ei enää myöhemmin palata. Yleisin virhe on, että vastaukset kopioidaan edellisestä listasta uuteen tarkistamatta, ovatko muoto, ajanjakso tai asiakas samat.
Lisäksi virheitä syntyy usein kun asiakirjat eivät ole enää ajantasaisia, kun täytetään kenttiä, joita ei itse asiassa kysytä, ja kun jätetään vastaamatta kysymyksiin, joihin olisi pitänyt vastata "ei sovellettavissa". Seuraavassa on luettelo useimmiten esiintyvistä virheistä arviointilistan eri osien mukaan.
Vastausten uudelleenkäyttö tarkistamatta
Kestävyyden arviointilista näyttää usein edelliseltä: samantyyppisiä kysymyksiä energiankulutuksesta, jätevirroista tai toimittajista kaaviossa. Jokaisella ostajalla on kuitenkin oma muoto ja joskus oma laskentajakso. Vastaus, joka oli oikea viime vuonna asiakkaalle A, voi edellyttää asiakkaalta B eri tilivuotta tai eri yksikköä. Joka sokosti kopioida vastauksen, se riskeeraa, että luku on täytetty, mutta se ei ole sopusoinnussa kysymyksen kanssa.
Tämä on erityisen ongelmallista listoilla, jotka perustuvat VSME-standardiin, pienempien yritysten vapaaehtoista raportointistandardiin. Kysymykset näyttävät yleisilta, mutta laajuuksien 1, 2 ja 3 jako vaihtelee portaalittain. Keskitetty ketjudossiery, jossa on yksi ajantasainen vastaus per aihe, estää sen, että jokaisella asiakkaalla on kulkemassa hieman erilainen versio. "Oppimateriaalissa aiheittain" selvitetään, mistä tämän kaltaiset erot johtuvat. Oppimateriaalissa aiheittain selvitetään, mistä tämän kaltaiset erot johtuvat.
Vanhentuneiden asiakirjojen toimittaminen
Toinen yleinen virhe on vanhentuneen sertifikaatin, vakuutuskirjan tai todistuksen toimittaminen. Näin tapahtuu usein ei huolimattomuudesta, vaan koska organisaatiossa ei ole kiinteää hetkeä, jossa dokumentin voimassaoloaika tarkistetaan ennen kuin se lähetetään. Kun käytetään manuaalista pdf-kansioita, tämä huomataan vasta, jos asiakas soittaa sen takia.
Enemmän jakamista kuin mitä pyydetään
Kolmas virhe toimii toiseen suuntaan: liian paljon tiedon jakamista. Jotkut yritykset lähettävät varovaisuussyistä koko politiikkadokumentin, vaikka kysymys kysyy vain kyllä tai ei. Tämä ei ole kielletty, mutta se ei ole myöskään tarpeellista, ja se voi sisältää arkaluontoisia liiketoimintatietoja, jotka eivät liity siihen yhteen kysymykseen. Lähtökohtana on, että vastaat siihen, mitä pyydetään, ei enempää eikä vähempää. Jos epäilet, pitäisikö jotain jakaa, se on asia, josta tulee sopia sisäisesti tai ottaa asiaan perehtyneen juristin lausunto; emme arvioi sitä emmekä lue listausta itse.
Kukaan ei tarkista vastausta ennen lähettämistä
Neljäs, vähemmän näkyvä virhe on, että kysymyslista täytetään yhden työntekijän toimesta ilman, että kukaan toinen vahvistaa vastausta. Yhden kysymyksen kohdalla se ei ole ongelma, mutta kymmenissä kysymyksissä vuodessa, levinneet useiden portaalien yli, vanhentunut luku tai väärin täytetty päivämäärä helposti päätyy listalle. Kiinteä vaihe, jossa jokainen vastaus vahvistetaan nimenomaisesti kyllä tai ei -vastauksella ennen lähettämistä, estää sen, että virhe tulee ilmi vasta sen jälkeen, kun asiakas on jo reagoinut.
Jättää kysymykset tyhjiksi "ei sovellettavissa" -vastauksen sijaan
Lopuksi: tyhjä kenttä luetaan usein eri tavalla kuin täytetty 'ei sovelleta'. Tyhjä kysymys voi vaikuttaa unohdetulta tai jätetylsi huomiotta, kun taas 'ei sovelleta' osoittaa, että kysymys on silti huomioitu. Tämä vaikuttaa pieneltä erolta, mutta se on juuri sellainen yksityiskohta, johon pankin tai vakuutusyhtiön portaali voi palata. Lue lisää siitä, miten tämä toimii käytännössä, KYB-tarkistusten kysymyksissä osoitteessa usein esitetyt kysymykset tämän tyyppisistä tarkistuksista.
Näillä virheillä on yksi yhteinen piirre: ne eivät synny siitä, että kysymys olisi epäselvä, vaan siitä, että vastaus tulee jostain muualla kuin yhdestä ajankohtaisesta, tarkistetusta luettelosta. Jos haluat tietää, mitkä kyselylomakkeet ovat merkityksellisiä yrityksellenne ja missä olette nyt, antaa ilmainen tarkistus vastauksen muutamalla kysymyksellä ensimmäinen indikaatio. Miten kyseinen indikaatio syntyy, on selitetty menettelytapaa käsittelevällä sivulla.
Tämä artikkeli on tarkoitettu kuvailevaksi eikä se ole oikeudellista neuvontaa. Oman yrityksesi tilanteesta tai epävarmuudesta siitä, mitä tietoja tulee jakaa ja mitä ei, kannattaa neuvotella lakimiehen tai asianmukaisen valvontaviranomaisen kanssa.