Poprvé dostáváme dotazník od nového klienta, jak postupovat

První seznam nového klienta se z větší části vyplní z vašeho vlastního řetězcového souboru

Nový klient znamená nový portál a nový formát, ale ne nutně nové odpovědi. Otázky, které přicházejí — právní název, číslo KvK, počet zaměstnanců, certifikace ISO, bezpečnostní politika — se téměř vždy opakují na stejných základních datech, která byla již v ostatních seznamech. Systém rozpozná otázky v novém formátu a vyplní je z jednoho souboru. Vidíte tedy ne prázdný formulář, ale předem vyplněnou odpověď, která vyžaduje potvrzení ano nebo ne.

Kde se u nových klientů často stává chyba, jsou otázky, které jsou formulovány poněkud jinak, než jste zvyklí. "Jaká je sídla podniku" a otázka na "ústředí" nebo "provozní adresu" se zdají stejné, ale klient může chtít jiný stupeň podrobnosti. Zkontrolujte takováto pole dodatečně, stejně jako místa, kde podnik působí — u seznamu klienta s mezinárodním nákupem se to často požaduje konkrétněji, než jste měli ve svém souboru. Chybí-li odpověď, zůstane pole prázdné místo aby bylo vyplněno něčím, co nelze podložit; před podáním u portálu vašeho klienta potvrdíte nebo doplníte sami.

Proč jeden soubor vyvěšuje více formátů

Základní data — identita, rozsah, certifikace — se neliší podle klienta, mění se pouze formulace otázky. Otázka na certifikaci ISO 9001 zůstává stejným faktem, ať už se vyskytuje v CSRD seznamu klienta, který podléhá Směrnici (EU) 2022/2464, nebo v bezpečnostním portálu, který ověřuje deset opatření uvedených v čl. 21 odst. 2 Směrnice (EU) 2022/2555. Doklad, na který se ptáme — například certifikát ISO 9001 — tedy musí být aktuální pouze jednou, není nutné jej znovu podávat pro každého klienta.