vi får för första gången en frågelista från en ny kund, hur gör vi

Den första listan från en ny kund fylls till stor del från ditt eget kedjedossier

En ny kund innebär en ny portal och ett nytt format, men inte automatiskt nya svar. De frågor som kommer in — registrerat namn, KvK-nummer, antal anställda, ISO-certifiering, cybersäkerhetspolicy — återkommer nästan alltid på samma källdata som redan funnits i andra listor. Systemet känner igen frågorna i det nya formatet och fyller dem från det enda dossieret. Det du ser är alltså inte ett tomt formulär, utan ett förifyllt svar som frågar efter ett ja eller nej.

Där det oftare går fel med nya kunder är vid frågor som är formulerade något annorlunda än vad du är van vid. "Vad är företagets etableringsadress" och en fråga om "huvudkontor" eller "operativ adress" verkar samma, men en kund kan vilja ha en annan detaljnivå. Kontrollera sådana fält extra noga, liksom de platser där företaget är verksamt — vid en lista från en kund med internationala inköp efterfrågas detta ofta mer specifikt än vad du hade dokumenterat i ditt dossier. Om ett svar saknas, förblir det fältet tomt istället för att fyllas med något som inte kan underbyggas; du bekräftar eller kompletterar själv innan du lämnar in till din klients portal.

Varför samma dossier matar flera format

Underliggande data — identitet, omfattning, certifiering — förändras inte per kund, endast frågeställningen. En fråga om ISO 9001-certifiering förblir samma faktum, oavsett om den ingår i en CSRD-frågelista från en kund som rapporterar enligt Direktiv (EU) 2022/2464, eller i en cyberportal som bedömer enligt de tio åtgärderna i artikel 21 stycke 2 i Direktiv (EU) 2022/2555. Det bevis som efterfrågas — såsom certifikatet för ISO 9001 — behöver därför bara vara aktuellt en gång, inte levereras på nytt per kund.