wir erhalten zum ersten Mal einen Fragebogen von einem neuen Kunden, wie geht es jetzt weiter

Die erste Liste eines neuen Kunden füllt sich weitgehend aus Ihrem eigenen Kettendossier

Ein neuer Kunde bedeutet ein neues Portal und ein neues Format, aber nicht automatisch neue Antworten. Die eingehenden Fragen — Firmenname, Handelsregisternummer, Anzahl der Mitarbeiter, ISO-Zertifizierung, Cybersicherheitsrichtlinie — beziehen sich nahezu immer auf dieselben Grunddaten, die bereits in anderen Listen vorkamen. Das System erkennt die Fragen im neuen Format und füllt sie aus diesem einen Dossier aus. Was Sie zu sehen bekommen, ist also kein leeres Formular, sondern eine vorausgefüllte Antwort, die eine Ja- oder Nein-Antwort erfordert.

Wo es bei neuen Kunden häufiger schiefgeht, ist bei Fragen, die etwas anders formuliert sind als Sie es gewohnt sind. "Was ist die Betriebsstätte des Unternehmens" und eine Frage nach "Hauptsitz" oder "operationeller Adresse" erscheinen gleich, aber ein Kunde kann ein anderes Detailniveau wünschen. Überprüfen Sie solche Felder sorgfältig, ebenso wie die Standorte, an denen das Unternehmen tätig ist — bei einer Liste eines Kunden mit internationalem Einkauf wird dies oft präziser abgefragt, als Sie in Ihrem Dossier festgehalten haben. Fehlt eine Antwort, bleibt dieses Feld leer, anstatt dass etwas ausgefüllt wird, das nicht zu belegen ist; Sie bestätigen oder ergänzen selbst, bevor Sie es beim Portal Ihres Kunden einreichen.

Warum das gleiche Dossier mehrere Formate versorgt

Die zugrunde liegenden Daten — Identität, Umfang, Zertifizierung — ändern sich nicht pro Kunde, nur die Fragestellung. Eine Frage zur ISO-9001-Zertifizierung bleibt die gleiche Tatsache, egal ob sie in einer CSRD-Frageliste eines Kunden steht, der unter Richtlinie (EU) 2022/2464 berichtet, oder in einem Cyber-Portal, das die zehn Maßnahmen des Artikels 21 Absatz 2 der Richtlinie (EU) 2022/2555 prüft. Das angeforderte Beweismittel — wie das Zertifikat für ISO 9001 — muss also nur einmal aktuell sein, nicht für jeden Kunden neu eingereicht werden.