Jsou staré vyplněné dotazníky uchovávány nebo odstraňovány

Co se uchovává a co zmizí

Vyplněné dotazníky samy nezanikají: řetězcový spis, ze kterého odpovědi pocházejí, zůstává zachován a při dalším dotazníku se znovu použije. Co se v každém kole mění, není základní odpověď, ale formulace otázky: jeden klient se ptá na "ISO 27001-certifikováno, ano/ne", druhý na "které opatření z Přílohy A jsou implementována". Obě otázky čerpají ze stejné odpovědi o ISO 9001-certificering nebo srovnatelných záznamech, nikoli z nové vyplněné kopie pro každý portál.

To znamená, že dříve potvrzená odpověď — například o deseti opatřeních článku 21 odstavce 2 směrnice NIS2, nebo o základním modulu VSME pro udržitelnost — se příště vrátí jako návrh s žádostí o opětovné potvrzení. Nic se automaticky nepřenáší bez tohoto potvrzení. Změní-li se základní údaj, jako počet zaměstnanců nebo nově uzavřená pojistka, promítne se to do všech budoucích dotazníků, které se na tento údaj ptají — nikoli s retroaktivním účinkem na to, co už bylo podáno klientovi.

Proč to vyplývá z uspořádání řetězcového spisu

Toto nevyplývá z právní povinnosti uchovávat si konkrétně tyto dotazníky, ale z fungování samotného systému: jeden řetězcový spis napájí více portálů, a odpověď, která je jednou zaznamenána a potvrzena, je zdrojem pro další dotazník, dokud ji podnikatel sám nezmění. Pro údaje, které samy mají právní základ — jako například statní název a registrační číslo z Obchodního rejstříku — platí, že zdroj leží mimo spis a při změně v obchodním rejstříku se aktualizuje také v spisu. Co bylo dříve podáno klientovi, spadá pod portál a dobu uchovávání tohoto klienta; o tom tato platforma nic nezaznamenává a nemá do toho přístup.