säilytetäänkö vanhat täytetyt kyselylomakkeet vai poistetaanko ne

Mitä säilytetään ja mitä poistetaan

Täytetyt kyselylomakkeet eivät katoa itsestään: toimittajaketjun dossier, josta vastaukset tulevat, säilyy ja otetaan uudelleen käyttöön seuraavalla lomakkeella. Se, mikä vaihtelee kierroksittain, ei ole pohjalla oleva vastaus vaan kysymyksen muotoilu: yksi asiakas kysyy "ISO 27001 -sertifioitu, kyllä/ei", toinen kysyy "mitkä Liitteen A -toimenpiteistä on otettu käyttöön". Molemmat kysymykset ammentavat samasta vastauksesta ISO 9001 -sertifiointi tai vastaavista asiakirjoista, eivät uudesta, jokaiselle portaalille täytetystä kopiosta.

Tämä tarkoittaa, että aiemmin vahvistettu vastaus — esimerkiksi NIS2-direktiivin 21 artiklan 2 kohdan kymmenen toimenpiteen osalta tai kestävyyden VSME-perusmoduulin osalta — tulee seuraavaa kertaa ehdotuksena uudelleen, ja sitä pyydetään vahvistamaan uudelleen. Mitään ei toteuteta automaattisesti ilman tätä vahvistusta. Jos pohjalla oleva tieto muuttuu, kuten työntekijöiden lukumäärän tai uusi vakuutus on solmittu, se vaikuttaa kaikkiin tulevaisuuden lomakkeisiin, jotka kysyvät kyseisestä tiedosta — ei takautuvasti siihen, mitä on jo toimitettu asiakkaalle.

Miksi tämä seuraa toimittajaketjun dossieerin rakenteesta

Tämä ei johdu oikeudellisesta säilytysvelvollisuudesta, joka koskee erityisesti näitä kyselylomakkeita, vaan itse järjestelmän toiminnasta: yksi toimittajaketjun dossier ruokkii useita portaaleja, ja vastaus, joka on kerran vahvistettu, on lähde seuraavalle kyselylomakkeelle, kunnes yrityksen edustaja muuttaa sitä itse. Tiedoille, joilla on oma oikeudellinen perusta — kuten kaupparekisterilain 2007 mukainen laillinen nimi ja rekisterinumero — pätee, että lähde on dossieron ulkopuolella ja rekisteröidyn muuttuessa se päivittyy myös dossieroon. Aiemmin asiakkaalle toimitettu sisältö kuuluu kyseisen asiakkaan portaaliin ja säilytysaikaan; tämä alusta ei kirjaa sitä millään tavoin ja sillä ei ole pääsyä siihen.