sú staré vyplnené zoznamy otázok uchovávané alebo vymazané

Čo sa zachováva a čo zmizne

Vyplnené dotazníky ako také nemizne samy od seba: reťazový spis, z ktorého pochádzajú odpovede, zostáva existovať a pri ďalšom dotazníku sa opäť použije. Čo sa mení v každom kole, nie je základná odpoveď, ale samotná otázka: jeden zákazník sa pýta na "ISO 27001-certifikovaný, áno/nie", druhý na "ktoré z opatrení prílohy A sú implementované". Obe otázky čerpajú z rovnakej odpovede o ISO 9001-certificering alebo podobných záznamoch, nie z novo vyplnenej kópie na jednotlivý portál.

To znamená, že predtým potvrdená odpoveď — napríklad o desiatich opatreniach z článku 21 ods. 2 smernice NIS2, alebo o základnom module VSME pre udržateľnosť — sa nabudúce vráti ako návrh s výzvou na opätovné potvrdenie. Bez tohto potvrdenia sa nič automaticky nepresúva. Zmení-li sa základný údaj, ako napríklad počet zamestnancov alebo novo uzavrela sa poistka, to sa prejaví vo všetkých budúcich zoznamoch, ktoré sa na tento údaj pýtajú — nie spätne na to, čo už bolo zaslané klientovi.

Prečo toto vyplýva z nastavenia reťazového súboru

Toto nevyplýva z právnej povinnosti uchovania údajov, ktorá by sa špecificky vzťahovala na tieto zoznamy otázok, ale z fungovania samotného systému: jeden reťazový súbor zásobuje viacero portálov a odpoveď, ktorá bola raz zaznamenená a potvrdená, je zdrojom nasledujúceho zoznamu otázok, kým si ju podnikateľ sám nezmení. V prípade údajov, ktoré majú sami právny základ — ako napríklad názov zapísaný v registri a registračné číslo z Handelsregisterwet 2007 — platí, že zdroj sa nachádza mimo súboru a pri zmene v obchodnom registri sa aktualizuje aj v súbore. To, čo bolo skôr odoslané zákazníkovi, spadá pod portál a dobu uchovania údajov tohto zákazníka; táto platforma o tom nijaké záznamy nevytvára a nemá k nim prístup.