Sunt păstrate chestionarele completate mai vechi sau șterse

Ce se păstrează și ce dispare

Chestionarele completate în sine nu dispar automat: dosarul lanțului din care provin răspunsurile rămâne și este utilizat din nou la o următoare listă. Ceea ce variază pe fiecare rundă nu este răspunsul subiacent, ci formularea întrebării: un client întreabă "ISO 27001-certificat, da/nu", altul întreabă "care dintre măsurile din Anexa A sunt implementate". Ambele întrebări se bazează pe același răspuns privind ISO 9001-certificering sau înregistrări comparabile, nu dintr-o nouă copie completată pe fiecare portalul.

Aceasta înseamnă că un răspuns anterior confirmat — de exemplu, cu privire la cele zece măsuri ale articolului 21 alineatul 2 din Directiva NIS2, sau cu privire la modulul de bază VSME pentru durabilitate — apare din nou data viitoare ca propunere, cu cererea de confirmare din nou. Nimic nu este transmis automat fără acea confirmare. Dacă se modifică un dată subiacentă, cum ar fi numărul de angajați sau o nouă asigurare încheiat, aceasta se propagă la toate listele viitoare care se referă la acea dată — nu retroactiv la ceea ce a fost deja prezentat la un client.

De ce acest lucru rezultă din structura dosarului lanțului

Aceasta nu rezultă din o obligație legală de păstrare care se referă în mod specific la aceste chestionare, ci din funcționarea sistemului însuși: un dosarul lanțului alimentează mai multe portaluri, iar un răspuns care a fost o dată înregistrat și confirmat este sursa pentru următorul chestionar până când antreprenorul îl modifică el însuși. Pentru datele care au o bază legală proprie — cum ar fi denumirea statutară și numărul de înregistrare din Legea Registrului Comercial 2007 — sursa se află în afara dosarului și la modificare în registrul comercial este actualizată și în dosarul. Ceea ce a fost prezentat mai devreme unui client se află sub portalul și termenul de păstrare al acelui client; această platformă nu consemnează nimic despre aceasta și nu are acces la aceasta.