Dotazník KYB, zkratka pro Know Your Business, je kontrola, kterou provádějí banky a pojišťovny před tím, než otevřou obchodní účet, uzavřou pojistku nebo pokračují v existujícím vztahu. Chtějí vědět, kdo stojí za vaší podnikatelskou činností, co vaše podnikání dělá, a zda existují signály vyžadující zvýšenou pozornost. Dokumenty, které se při tom požadují, se z velké části opakují u každé banky nebo pojišťovny, i když se podle instituce liší přísnost jejich ověřování.
Jádro se obvykle skládá z pěti součástí: aktuálního výpisu z obchodního rejstříku, UBO-údajů s odpovídajícími průkazy totožnosti konečných vlastníků, stanov podnikání, náhledu na strukturu akcionářů a prohlášení o povaze obchodních činností. U pojišťovny se často přidává údaj o tržbách nebo odvětví, protože to ovlivňuje odhad rizika. Žádný z těchto dokumentů nemusíte speciálně připravovat pro banku; jde o dokumenty, které má prakticky každý podnik již někde připraveny.
Proč register UBO není vždy dostatečný
Mnoho podnikatelů si myslí, že registrace v registru UBO je dostatečný důkaz. Tento registr ukazuje, kdo je uveden jako konečný vlastník, ale banka nebo pojišťovna nesmí v praxi na něj slepě spoléhat. Proto často dodatečně požadují platný průkaz totožnosti od každého UBO a někdy schéma struktury akcionářů, pokud vede přes více právnických osob. Toto je detail, který při kontrole KYB nejčastěji způsobuje zpoždění: ne poskytnutí samotného UBO-údaje, ale kompletní a aktualizované získání podkladních průkazů totožnosti všech osob, které jsou v těchto údajích uvedeny.
Co přesně pojmy UBO a KYB znamenají a jak spolu souvisejí, si můžete přečíst podrobněji v znalostní bázi s vysvětlením pro jednotlivá témata.
Platnost je druhý klíčový bod
Výpis z obchodního rejstříku je akceptován většinou bank pouze pokud není starší než několik měsíců; vypršený průkaz totožnosti UBO bude v každém případě odmítnut. Protože kontrola KYB není jednorázová, ale u mnoha institucí se periodicky opakuje, praktický problém často není nalezení dokumentů, ale sledování toho, které z nich již vypršely v čase, kdy přijde další kontrola. To platí nejen pro výpisy z obchodního rejstříku a průkazy totožnosti, ale také pro případná prohlášení o obchodních činnostech, která se mohou v průběhu času stát zastaralými.
Co nemusíte standardně dodávat
Dotazník KYB se zabývá identitou a strukturou vaší podnikatelské činnosti, ne vašim řízením v širokém smyslu. Data, která nesouvisejí s vlastnictvím, rozhodovací pravomocí nebo povahou vašich činností, zde v zásadě nepatří. Pokud si nejste jisti, zda požadovaný dokument patří rozumně do kontroly KYB, je to věc k projednání s příslušnou institucí nebo k posouzení právníkem; obecný odhad zde není možný.
Jakmile shromážděno, stále znovu potřebné
Nepříjemné na kontrole KYB není poprvé, ale opakování. Stejná banka po určité době znovu požádá o aktuální výpis, a druhá banka nebo pojišťovna požádá prakticky o stejné dokumenty v mírně odlišném pořadí. Spis, v němž jsou dokumenty a jejich data platnosti přehledně uspořádány, pak šetří především čas, ne obsah. Jak je takový spis vytvořen a odkud informace pocházejí, je vysvětleno na stránce o tom, jak funguje supplia.eu.
Chcete-li vědět, zda se vaše podnikání brzy setkají s dotazníkem KYB a jaké dokumenty se typicky požadují, pak bezplatná kontrola v několika otázkách první indikaci. V případě otázek, jak se vaše údaje při tom zpracovávají, můžete se obrátit na stránku o ochraně vašich údajů.