Kwestionariusz KYB, w skrócie Know Your Business, to sprawdzenie przeprowadzane przez banki i ubezpieczycieli przed otwarciem rachunku biznesowego, zawarciu ubezpieczenia lub kontynuacją istniejącej relacji. Chcą wiedzieć, kto stoi za Twoją działalnością, czym się zajmuje i czy istnieją sygnały wymagające dodatkowej uwagi. Dokumenty żądane w tym celu są w dużej mierze powtarzalne u każdego banku lub ubezpieczyciela, chociaż zasady ich weryfikacji różnią się w zależności od instytucji.
Jądro zwykle składa się z pięciu elementów: aktualny odpis z Rejestru Handlowego, deklaracja UBO z dołączonymi dokumentami tożsamości ostatecznych beneficjentów, statut przedsiębiorstwa, wgląd w strukturę akcjonariatu i oświadczenie dotyczące charakteru działalności biznesowej. U ubezpieczyciela często pojawia się również deklaracja przychodów lub sektora, ponieważ ma to wpływ na ocenę ryzyka. Żaden z tych dokumentów nie musi być specjalnie przygotowywany dla banku; chodzi o dokumenty, które praktycznie każde przedsiębiorstwo ma gdzieś w swoich zasobach.
Dlaczego rejestr UBO nie zawsze wystarczy
Wielu przedsiębiorców uważa, że wpis w rejestrze UBO jest wystarczającym dowodem. Rejestr pokazuje, kto został zgłoszony jako ostateczny beneficjent, ale bank lub ubezpieczyciel nie mogą praktycznie na tym bezwarunkowo polegać. Dlatego często żądają dodatkowo ważnego dowodu tożsamości każdego UBO, a czasami schematu struktury akcjonariatu, jeśli biegnie ona przez wiele spółek. To szczegół, który podczas sprawdzenia KYB najczęściej powoduje opóźnienia: nie samo przedłożenie deklaracji UBO, ale uzyskanie kompletu i aktualnych dokumentów tożsamości każdej osoby wymienionej w tej deklaracji.
Dokładne znaczenie pojęć UBO i KYB oraz ich wzajemny stosunek znajduje się w bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
Ważność to drugi punkt uwagi
Odpis z Rejestru Handlowego jest przez większość banków akceptowany tylko wtedy, gdy nie jest starszy niż kilka miesięcy; wygasły dowód tożsamości UBO jest odrzucany w każdym przypadku. Ponieważ sprawdzenie KYB nie jest jednorazowe, ale u wielu instytucji powtarza się okresowo, praktyczny problem zwykle nie polega na znalezieniu dokumentów, ale na śledzeniu, które z nich utraciły ważność do czasu następnej kontroli. Dotyczy to nie tylko odpisu z Rejestru Handlowego i dokumentów tożsamości, ale także ewentualnych oświadczeń dotyczących działalności biznesowej, które mogą stać się nieaktualne z upływem czasu.
Co nie musisz standardowo dostarczać
Kwestionariusz KYB dotyczy tożsamości i struktury Twojej działalności, nie Twojej działalności biznesowej w szerokim sensie. Dane, które nie mają związku z własnością, kontrolą lub charakterem Twoich działań, z zasady tam nie powinny się znaleźć. Jeśli wątpisz, czy żądany dokument zasadnie należy do sprawdzenia KYB, to sprawa godna poruszenia z samą instytucją lub rozpatrzenia przez prawnika; ogólną ocenę tego nie można tutaj udzielić.
Zebrane raz, potrzebne wielokrotnie
Uciążliwość sprawdzenia KYB nie polega na pierwszym razie, ale na powtórzeniu. Ten sam bank po upływie czasu ponownie żąda aktualnego odpisu, a drugi bank lub ubezpieczyciel żądają praktycznie tych samych dokumentów w nieco innej kolejności. Dossier, w którym dokumenty i ich daty ważności są jasno widoczne, zaoszczędza przede wszystkim czas, nie treść. Jak takie dossier jest zbudowane i skąd pochodzą informacje, wyjaśnione jest na stronie dotyczącej sposobu działania supplia.eu.
Jeśli chcesz wiedzieć, czy Twoje przedsiębiorstwo wkrótce otrzyma kwestionariusz KYB i które dokumenty typowo są przy tym żądane, to podaje bezpłatna weryfikacja w kilku pytaniach - pierwsze wskazanie. W sprawach dotyczących sposobu przetwarzania Twoich danych możesz udać się na stronę o ochronie Twoich danych.