En KYB-frågelista, kort för Know Your Business, är granskningen som banker och försäkringsgivare genomför innan de öppnar ett affärskonto, tecknar en försäkring eller fortsätter en befintlig relation. De vill veta vem som står bakom din verksamhet, vad verksamheten sysslar med, och om det finns signaler som kräver extra uppmärksamhet. De dokument som efterfrågas vid detta är i stor utsträckning desamma hos varje bank eller försäkringsgivare, men det skiljer sig mellan institutionerna hur strikt de granskas.
Kärnan består vanligen av fem delar: ett aktuellt utdrag från Handelsregistret, UBO-uppgiften tillsammans med motsvarande identitetshandlingar för de faktiska ägarna, verksamhetens stadgar, insyn i ägarstrukturen, och ett utlåtande om arten av verksamheten. Hos en försäkringsgivare tillkommer ofta en uppgift om omsättning eller bransch, eftersom det påverkar riskbedömningen. Inget av dessa dokument behöver du låta upprättas särskilt för banken; det handlar om handlingar som praktiskt taget varje företag redan har någonstans.
Varför UBO-registret inte alltid räcker till
Många företagare tror att en registrering i UBO-registret är tillräckligt bevis. Det registret visar vem som har angivits som faktisk ägare, men en bank eller försäkringsgivare får i praktiken inte blint förlita sig på det. De efterfrågar därför ofta dessutom ett giltigt identitetshandling från varje UBO, och ibland ett schema över ägarstrukturen om den löper via flera juridiska personer. Det är den detalj som oftast orsakar dröjsmål vid en KYB-granskning: inte själva inlämningen av UBO-uppgiften, utan det att de underliggande identitetshandlingarna för alla som står på den uppgiften är kompletta och aktuella.
Vad begreppen UBO och KYB exakt innebär och hur de förhåller sig till varandra, kan du läsa mer utförligt om på kunskapsbanken med förklaringar per ämne.
Giltighet är den andra uppmärksamhetspunkten
Ett utdrag från Handelsregistret accepteras av de flesta banker endast om det inte är äldre än några månader; ett utgånget identitetshandling från en UBO avvisas i alla fall. Eftersom en KYB-granskning inte är engångsföreteelse utan vid många institutioner återtas regelbundet, är det praktiska problemet ofta inte att hitta dokumenten, utan att hålla reda på vilka som har gått ut när nästa granskning kommer. Det gäller inte bara Handelsregistret och identitetshandlingar, utan också eventuella utlåtanden om verksamheten som kan bli föråldrade med tiden.
Vad du inte behöver tillhandahålla som standard
En KYB-frågelista handlar om identiteten och strukturen för din verksamhet, inte om din verksamhet i bredare mening. Uppgifter som inte har med äganderätt, inflytande eller arten av dina aktiviteter att göra hör i princip inte hemma där. Om du är osäker på om ett efterfrågat dokument rimligen hör till en KYB-granskning, är det något att fråga institutionen själv om eller låta en jurist bedöma; en allmän bedömning av det kan inte göras här.
En gång samlat, många gånger behövt på nytt
Det opraktiska med en KYB-granskning är inte första gången, utan upprepningen. Samma bank begär efter en tid på nytt ett aktuellt utdrag, och en annan bank eller försäkringsgivare begär praktiskt taget samma handlingar i bara en något annan ordning. Ett dossier där dokumenten och deras giltighetsdag är överskådligt ordnat sparar då framför allt tid, inte innehål. Hur sådant dossier är uppbyggt och var informationen kommer ifrån, är förklarat på sidan om hur supplia.eu fungerar.
Om du vill veta om ditt företag snart kommer att få en KYB-frågelista och vilka dokument som vanligen efterfrågas vid detta, hjälper den kostnadsfria kontrollen i några frågor en första indikation. För frågor om hur dina uppgifter behandlas i samband med detta kan du besöka sidan om skydd av dina uppgifter.