hvor ofte skal jeg holde dossieret opdateret

Opdatering har et forskelligt tempo for hver rubrik

Der er ingen fast opdateringshyppighed for hele kæden-dossieret: hver rubrik følger tempoet for den kilde, der ligger bag den. Data fra Erhvervsstyrelsen — navn, juridisk form, etableringsadresse — ændres kun, hvis virksomheden selv ændrer noget, og opdatering handler primært om at kontrollere, om Erhvervsstyrelsens ændring er kommet igennem. Det gælder for eksempel for virksomhedens forretningsadresse og for det registreringsnummer, under hvilket virksomheden er tilmeldt: disse ændres sjældent, men hvis det sker, ligger dossieret bagud til det tidspunkt.

Andre rubriker har derimod et naturligt tempo. Omsætning og medarbejderantal følger normalt årligt med årsregnskabet — relevant for virksomhedens årlige omsætning og for medarbejderantallet. Et ISO 27001-certifikat har en gyldighed fastsat af certificeringsorgan, og efter en ny certificering eller audit er det triggeren for at gennemgå Bilag A-foranstaltningerne på ny. De ti foranstaltninger i artikel 21 stk. 2 NIS2 og en VSME-rapportering har ingen lovpligtigt genopfriskningstidspunkt i selve dossieret, men bliver i praksis gennemgået årligt, fordi de underliggende tal og risikovurderinger bliver forældede efter et år. Hvis man for første gang udfylder en bæredygtighedsliste inden for CSRD-omfanget, er det en god idé at knytte denne rubrik til det regnskabsår, der rapporteres om.

Hvor dette tempo kommer fra

Ingen af de fem kilder foreskriver en opdateringsfrist for kæden-dossieret; Handelsregisterloven 2007 forpligter dog til at videregive ændringer i de juridiske oplysninger, og CSRD (Direktiv (EU) 2022/2464) og VSME-standarden fra EFRAG arbejder med en årlig rapporteringscyklus, fordi de er tilpasset regnskabsåret. NIS2 (Direktiv (EU) 2022/2555, artikel 21 stk. 2) og ISO/IEC 27001 Bilag A nævner ingen kalenderfrist, men forudsætter periodisk evaluering af foranstaltningerne som en del af risikostyring. Kæden-dossieret følger derfor for hver rubrik kildens cyklus, ikke én overordnet regel.