kui sageli pean dossiert ajakohaseks hoidma

Ajakohastamine on rubriikide kaupa erinev

Kogu tarneahela failile puudub fikseeritud uuendamissagedus: iga rubriik järgib selle taga oleva allika tempot. Kaupregistrist pärit andmed — nimi, juriidiline vorm, asukohafirma aadress — muutuvad ainult siis, kui ettevõte ise muudatusi teeb, ja siis on ajakohastamine peamiselt kontrollimine, kas KVK-muudatus on läbi saadetud. See kehtib näiteks ettevõtte asukohta ja ettevõtte registrinumber, mille alusel ettevõte on registreeritudkohta: need muutuvad harva, aga kui muutuvad, siis on fail selle hetkeni kehv.

Teistel rubriikidel on loomulik rütm. Käive ja töötajate arv käivad tavaliselt igal aastal aastaaruandega kaasa — oluline ettevõtte aastakäive ja töötajate arvu kohta. ISO 27001 sertifikaadil on sertifitseeriva asutuse kehtivusperiood, ja pärast sertifikaadi uuendamist või järelevalveauditit on see käsk Annex A meetmete uuesti läbivaatamiseks. Direktiivi NIS2 artikli 21 lõike 2 kümme meetme ja VSME-aruandlus ei oma failis seaduslikku parandamistähtaega, kuid praktikas vaadatakse need igal aastal uuesti läbi, sest aluseks olevad arvud ja riskihinnangud muutuvad aasta pärast aegunud. Kes esmakordselt CSRD-ulatuse all olevas jätkusuutlikkuse loendis osalenud, teeb hästi, sidudes selle rubriigi aastaaegadega, mille kohta aruannetakse.

Kust see ritm pärineb

Ükski viiest allikast ei kirjuta ketendossier-i uuendamistähtaega ette; Kaupregistri seadus 2007 kohustab küll teatama seaduslike andmete muutustest, ja CSRD (Direktiiv (EL) 2022/2464) ning EFRAG VSME-standard töötavad iga-aastase aruandlustsükli põhjal, kuna need seotud raamatupidamisaastaga. NIS2 (Direktiiv (EL) 2022/2555, artikkel 21 lõige 2) ja ISO/IEC 27001 Annex A ei nimetavad kalendrilise tähtaja, vaid eeldavad meetmete perioodilist hindamist riskijuhtimise osana. Ketendossier järgib seega rubriikide kaupa allika tsüklit, mitte ühte ülekandavat reeglit.