kako pogosto moram dossier posodabljati

Posodabljanje je po rubriki v drugačnem ritmu

Za celotno verigo datotek ni določene pogostnosti posodobitev: vsaka rubrika sledi ritmu vira, ki je za njo. Podatki iz Poslovnega registra — naziv, pravna oblika, naslov sedeža — se spremenijo samo, če podjetje to spremeni samo, in takrat je posodabljanje predvsem nadzor, ali je sprememba iz KVK prispela. To velja na primer za naslov sedeža podjetja in za registracijska številka, pod katero je podjetje registrirano: te se redko spreminjajo, vendar ko se to zgodi, datoteka do takrat zaostaja.

Druge rubrike imajo svoj naraven ritm. Promet in število zaposlenih se običajno letno posodabljata z letnim računovodskim poročilom — relevantno za letni prihodki podjetja in za število zaposlenih. Certifikat ISO 27001 ima rok veljavnosti od certifikacijske institucije, in po ponovni certificiranju ali pregledu nadzora je to sprožilec za ponovno preverjanje ukrepov Priloge A. Deset ukrepov člena 21 odstavek 2 NIS2 in poročilo VSME nimata zakonskega roka za obnovitev v sami datoteki, vendar jih v praksi letno pregledajo, ker postanejo temeljne številke in ocene tveganja po letu zastarele. Kdor prvič izpolni seznam trajnosti v obsegu CSRD, bi dobro storil, da to rubriko poveže s poslovnim letom, o katerem se poroča.

Od koder prihaja ta ritm

Noben od petih virov ne predpisuje roka za posodobitev verižne datoteke; Zakon o poslovnem registru 2007 sicer zahteva, da se sporočijo spremembe zakonskih podatkov, CSRD (Direktiva (EU) 2022/2464) in standard VSME agencije EFRAG pa delujeta s letnim ciklom poročanja, ker se nanašata na poslovni rok. NIS2 (Direktiva (EU) 2022/2555, člen 21 odstavek 2) in ISO/IEC 27001 Priloga A ne omenjata roka v koledarju, vendar pričakujeta periodičen pregled ukrepov kot del upravljanja tveganja. Verižna datoteka zato sledi po rubriki ciklu vira, ne enemu skupnemu pravilu.