Πόσο συχνά πρέπει να κρατώ το αρχείο ενημερωμένο

Η ενημέρωση έχει διαφορετικό ρυθμό ανά ενότητα

Δεν υπάρχει σταθερή συχνότητα ενημέρωσης για ολόκληρο το αρχείο αλυσίδας: κάθε ενότητα ακολουθεί τον ρυθμό της πηγής που βρίσκεται πίσω της. Τα δεδομένα από το Μητρώο Εμπορίου — όνομα, νομική μορφή, διεύθυνση εγκατάστασης — αλλάζουν μόνο όταν η ίδια η επιχείρηση κάνει κάτι, και τότε η ενημέρωση είναι κυρίως έλεγχος του εάν η μεταβολή του KVK έχει περάσει. Αυτό ισχύει για παράδειγμα για τη διεύθυνση εγκατάστασης της επιχείρησης και για ο αριθμός καταχώρησης υπό τον οποίο είναι εγγεγραμμένη η επιχείρηση: αυτές αλλάζουν σπάνια, αλλά όταν συμβαίνει, το αρχείο είναι ακατάλληλο έως εκείνο το σημείο.

Άλλες ενότητες έχουν φυσικό ρυθμό. Ο κύκλος εργασιών και ο αριθμός των υπαλλήλων συνήθως ακολουθούν ετησίως τις ετήσιες καταστάσεις — σχετικό για ο ετήσιος κύκλος εργασιών της επιχείρησης και για τον αριθμό των εργαζομένων. Ένα πιστοποιητικό ISO 27001 έχει ημερομηνία ισχύος από το πιστοποιητικό όργανο, και μετά από μια ανακαινίωση ή έλεγχο παρακολούθησης αυτό είναι η αιτία για να ελεγχθούν ξανά τα μέτρα του Παραρτήματος Α. Τα δέκα μέτρα του άρθρου 21 παράγραφος 2 NIS2 και μια έκθεση VSME δεν έχουν νόμιμη ημερομηνία αποκατάστασης στο ίδιο το αρχείο, αλλά στην πράξη αναθεωρούνται ετησίως επειδή τα υποκείμενα στοιχεία και οι εκτιμήσεις κινδύνου γίνονται ξεπερασμένα μετά από ένα χρόνο. Όποιος συμπληρώνει για πρώτη φορά μια λίστα βιωσιμότητας εντός του πεδίου εφαρμογής του CSRD, κάνει καλά να συνδέει αυτή την ενότητα με το λογιστικό έτος για το οποίο αναφέρεται.

Από πού προέρχεται αυτό το ρυθμό

Καμία από τις πέντε πηγές δεν καθορίζει χρονικό όριο ενημέρωσης για το αρχείο αλυσίδας. το Nómimo Μητρώου Εμπορίου 2007 υποχρεώνει στην αναφορά των αλλαγών στα νόμιμα δεδομένα, και το CSRD (Οδηγία (ΕΕ) 2022/2464) και το πρότυπο VSME της EFRAG λειτουργούν με ετήσιο κύκλο αναφοράς επειδή ευθυγραμμίζονται με το λογιστικό έτος. Το NIS2 (Οδηγία (ΕΕ) 2022/2555, άρθρο 21 παράγραφος 2) και ISO/IEC 27001 Annex A δεν αναφέρουν καμία ημερολογιακή προθεσμία, αλλά προϋποθέτουν περιοδική αξιολόγηση των μέτρων ως μέρος της διαχείρισης κινδύνου. Το αρχείο αλυσίδας ακολουθεί επομένως ανά ενότητα τον κύκλο της πηγής, όχι έναν ενιαίο κανόνα.