Wer muss die Antworten in unserem Unternehmen genehmigen, bevor sie versendet werden

Eine interne Genehmigung ist keine Anforderung aus dem Fragebogen, sondern ein Aspekt des eigenen Risikos

Keine der Quellen hinter diesen Fragebögen — das VSME-Modul, die CSRD-Richtlinie, ISO/IEC 27001 oder Artikel 21 der NIS2-Richtlinie — schreibt vor, wer bei dir intern unterschreiben muss, bevor eine Antwort das Unternehmen verlässt. Das ist eine Entscheidung deiner eigenen Organisation, keine Anforderung des Kunden oder des Gesetzgebers. Was die Quellen jedoch festlegen, ist der Inhalt: welche Fakten korrekt sein müssen, welches Nachweisstück dazu passt und auf welcher Ebene (Organisation oder Niederlassung) eine Antwort gilt.

In der Praxis bedeutet das: Je sensibler die Antwort, desto sinnvoller ist ein zweiter Blick. Eine Antwort über der Betriebsstätte des Unternehmens ist faktisch und ändert sich selten — dort ist eine Genehmigung hauptsächlich eine Frage der Aktualisierung. Eine Antwort über den Status von dem ISO-9001-Zertifikat oder über die zehn Maßnahmen von Artikel 21 Absatz 2 NIS2 betrifft oft jemanden, der dort inhaltlich zuständig ist — Qualität, IT-Sicherheit, Compliance. Bei uns bestätigst du daher jede Antwort mit Ja oder Nein, bevor sie eingereicht wird; wer diese Bestätigung gibt, bestimmst du selbst, je nach Thema.

Warum dies bei deiner Organisation liegt, nicht bei uns oder beim Kunden

Wir erkennen Fragen, füllen Antworten aus dem Lieferkettendossier aus und lassen dich jede Antwort bestätigen — danach reicht du selbst bei dem Kundenportal ein. Wer diese Bestätigung intern geben darf, steht in keiner der Quellen: nicht im Handelsregistergesetz, nicht im VSME-Modul, nicht in der CSRD-Richtlinie oder der NIS2-Richtlinie. Das bedeutet, dass eine interne Genehmigungsregel — zum Beispiel: finanzielle Antworten durch den Controller, technische Antworten durch IT — eine Absprache ist, die du selbst festlegst, unabhängig von dem, was ein Kunde in seinem Kundenportal fragt.