miten järjestelmä tietää, mikä vastaus kuuluu mihin kysymykseen

Tunnistaminen tapahtuu kysymystasolla, ei asiakirjatasolla

Järjestelmä lukee ladatun luettelon ja tunnistaa kunkin kysymyksen osalta, mitä se sisällöllisesti koskee, riippumatta vastaanottajan sanamuodosta. "Onko teillä tietoturvaohjauskäytäntö, joka noudattaa tunnustettua standardia?" ja "Onko ISMS otettu käyttöön?" yhdistetään molemmat samaan taustalla olevaan vastukseen, koska ne vaativat käytännössä samaa perustelua: hallintajärjestelmän olemassaoloa ja soveltamisalaa, yleensä viitaten ISO/IEC 27001:n liitteeseen A. Sama tunnistaminen koskee kysymyksiä työntekijöiden lukumäärästä, liikevaihdosta, toimipaikoista tai sertifioinnista — pankkien, vakuutusyhtiöiden ja ketjukumppaneiden portaalit asettavat ne hieman eri tavoin, mutta kysymyksen takaa löytyvä kysymys on aina sama.

Jokainen vastaus ketjutiedostossa on suoraan yhdistetty asiakirjaan, josta se johtuu: otteeseen, vakuutuskirjeen liitteeseen, sertifikaattiin tai omaan ilmoitukseen kysymykseen vastaamisessa kuinka monella työntekijällä yrityksellä on. Jos järjestelmä ei tunnista kysymystä riittävällä varmuudella tai jos taustalla oleva lähde puuttuu, vastausta ei ehdoteta — sen sijaan näkyviin tulee avoinna oleva kenttä arvausta varten. Sama koskee myös yhdistettyjä kysymyksiä, esimerkiksi luetteloa, joka yhdessä rivillä kysyy sekä NIS2-direktiivin 21 artiklan 2 kohdan kymmenestä toimenpiteestä että niihin liittyvästä todistuksesta: järjestelmä jakaa tällaiset kysymykset ja etsii vastauksia jokaisen osan osalta erikseen.

Vastaavuus perustuu merkitykseen, ei tarkkaan tekstiin

Se, että järjestelmä voi yhdistää eri tavoin muotoiltuja kysymyksiä samaan vastaukseen, ei johdu yhdestä normista, vaan siitä, että taustalla olevat tosiasiat ovat yhtenäisiä. Tiedot, kuten lakisääteinen nimi tai rekisterinumero, jonka alaisena yritys on merkitty on vahvistettu kaupparekisterilain 2007 mukaisesti ja siten yksiselitteisiä, jolloin jokainen kysymys, joka viittaa kyseiseen henkilöllisyyteen — riippumatta siitä, miten se on muotoiltu — voi viitata samaan kiinteään vastaukseen. Aiheille, kuten kestävyydelle, pätee samanlainen periaate: EFRAG:in VSME-perusmoduuli, joka on kehitetty direktiivin (EU) 2022/2464 puitteissa, tarjoaa kiinteitä datapisteitä koskevat luokittelun, joihin ostajat usein viittaavat epäsuorasti, vaikka heidän oma kysymyksensä olisi muotoiltu toisin.