hoe weet het systeem welk antwoord bij welke vraag past

Herkenning gebeurt op vraagniveau, niet op documentniveau

Het systeem leest de geüploade lijst en herkent per vraag waar die inhoudelijk over gaat, ongeacht de formulering van de afnemer. "Beschikt u over een informatiebeveiligingsbeleid conform een erkende norm?" en "Is er een ISMS geïmplementeerd?" worden beide gekoppeld aan hetzelfde onderliggende antwoord, omdat ze feitelijk om dezelfde onderbouwing vragen: het bestaan en de scope van een managementsysteem, meestal onder verwijzing naar Annex A van ISO/IEC 27001. Dezelfde herkenning geldt voor vragen over aantal medewerkers, omzet, vestigingslanden of certificering — de portalen van banken, verzekeraars en ketenpartners stellen die net iets anders, maar de vraag achter de vraag is steeds hetzelfde.

Elk antwoord in het ketendossier is direct gekoppeld aan het bewijsstuk waaruit het volgt: een uittreksel, een polisblad, een certificaat, of de eigen opgave bij een vraag als hoeveel medewerkers de onderneming heeft. Herkent het systeem een vraag niet met voldoende zekerheid, of ontbreekt de onderliggende bron, dan wordt geen antwoord voorgesteld — er verschijnt dan een open veld in plaats van een gok. Dat geldt ook voor samengestelde vragen, bijvoorbeeld een lijst die in één regel zowel naar de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn vraagt als naar het bijbehorende bewijsstuk: het systeem splitst zo'n vraag en zoekt per onderdeel apart.

Matching gebeurt op basis van betekenis, niet op exacte tekst

Dat een systeem vragen met verschillende formulering aan hetzelfde antwoord kan koppelen, volgt niet uit één norm maar uit het gegeven dat de onderliggende feiten uniform vastliggen. Gegevens als de statutaire naam of het registratienummer waaronder de onderneming staat ingeschreven zijn vastgelegd volgens de Handelsregisterwet 2007 en dus eenduidig, waardoor elke vraag die naar die identiteit verwijst — hoe ook geformuleerd — naar hetzelfde vaste antwoord kan verwijzen. Voor onderwerpen als duurzaamheid geldt iets soortgelijks: de VSME-basismodule van EFRAG, ontwikkeld in het kader van Richtlijn (EU) 2022/2464, geeft een vaste indeling van datapunten waarnaar afnemers vaak impliciet verwijzen, ook als hun eigen vraag anders is geformuleerd.