Когато попълвате KYB-въпросник от вашата банка или застраховка, почти всеки път проблемът възникват в една и съща точка: данните, които вие предоставляваме, не се съвпадат точно с това, което е вече регистрирано в Камарата на търговията и в регистъра на UBO. Различно написание на фирмено име, изтекла справка, или управител, който е междувременно заменен, но все още е посочен като контактно лице: това изглеждат малки неща, но на практика те причиняват най-много закъснения.
KYB означава Know Your Business: проверката, която банките и застраховките са задължени да провеждат при търговски клиенти, наред с други неща, за да установят кой стои зад едно предприятие и дали това съответства на това, което показват публичните регистри. Тази проверка се провежда частично автоматизирано: системата на банката сравнява това, което вие попълвате, със сегашното състояние в Камарата на търговията и в регистъра на UBO. Веднага щом се появи разлика, заявката се препраща на служител, който трябва да го разберете ръчно, и това отнема време.
Защо малките несъответствия причиняват големи закъснения
KYB-проверката е по същество сравнение между източници. Банката или застраховката не преглежда само това, което вие попълвате, но го сравнява с регистъра на Камарата на търговията, регистъра на UBO и понякога със собствен списък с санкции и проверки на риск. Докато всичко съвпада, заявката преминава автоматично. Веднага щом нещо отбегне, дори и да е неволно, заявката се спира, докато някой не я прегледа ръчно. За предпринимателя това често изглежда като произвол, докато обикновено е просто детайл, който вече не е верен.
Грешките, които се появяват най-често
Най-честата грешка е изтекла справка: въпросникът поискува справка от Камарата на търговията, но копието, което се качва, е от преди няколко месеца и липсва последната смяна на управител. След това идва фирмено име, което е написано малко по-различно от това в търговския регистър, например със или без правна форма в края. Трета често срещана грешка е UBO, които според регистъра все още са регистрирани, докато собствеността интернално е вече изменена, но още не е докладвана на регистъра. Също се случва контактното лице, което попълва въпросника, да не е същото като управителя със правомощия за подпис, поради което банката поискува допълнителни документи за потвърждение на правомощията. И накрая, редовно липсва последна легитимация на UBO, докато тя често има ограничен период на валидност.
Никой от тези пункти не е сложен сам по себе си. Проблемът е, че те се забелязват само когато въпросникът е вече подаден, и тогава трябва отново да поправите нещо, което сте могли да предотвратите с кратка предварителна проверка.
Как да го избегнете
Ядрото е просто: сравнете преди да подадете. Поискайте актуална справка от Камарата на търговията, проверете дали фирмено име се съвпада точно с това, което попълвате, и вижте дали данните на UBO все още съвпадат с фактическото състояние. Обърнете внимание и на периода на валидност на идентификационните документи; те изтичат и престават да се приемат. Тези, които вече имат тези документи събрани, преди въпросникът да дойде, не трябва всеки път отново да търсят последната версия. В базата на знания, където по тема е разработено какво точно поискува KYB-въпросник има преглед на документите, които обикновено се поискват и откъде идват.
Също помага да знаете предварително колко от този вид въпросници вашето предприятие всъщност получава и кой от тях работят със същите базови данни. С няколко въпроса веднага виждате къде приблизително стои вашето предприятие, без да трябва да предоставите нещо или да влезете в портал на банка или застраховател.
Какво решава това и какво не
Добре поддържано досие предотвратява повечето закъснения, но не замества собствената оценка на банката или застрахователя. Те сами определят кои документи им трябват и кога заявлението е пълно; ние не четем тези въпросници и не влизаме никъде от ваше име. Ако остане неясно какво точно иска определено учреждение, отделът за обслужване на клиентите на тази банка или застраховател е правилното място за въпроса. За въпроси относно вашата собствена ситуация, например кога промяна в УБО трябва официално да бъде докладвана, юрист или Търговската камара са подходящият контакт.
В често задаваните въпроси за това какво трябва и не трябва да споделяте с купувач е обяснено кои данни обикновено се поискват и кои от тях остават незадължителни. И ако искате да знаете как компилираме информацията в базата знания и защо е свободно достъпна, прочетете това на страницата, на която се обяснява откъде идва информацията.
Искате ли бързо да видите как стои вашето предприятие, преди следващият списък с въпроси за КИБ да пристигне? Безплатното бързо сканиране дава първо указание за няколко минути, без задължения.