Όταν συμπληρώνετε ένα ερωτηματολόγιο KYB της τράπεζας ή του ασφαλιστή σας, σχεδόν πάντα υπάρχει πρόβλημα στο ίδιο σημείο: τα δεδομένα που παρέχετε δεν ταιριάζουν ακριβώς με ό,τι είναι ήδη καταχωρημένο στη Σ.Ε.Κ. (Σύνδεσμος Εμπορικών και Μεσιτικών Επιμελητηρίων) και στο μητρώο UBO. Μια διαφορετική ορθογραφία του ονόματος της εταιρείας, ένα ληγμένο απόσπασμα, ή ένας διευθυντής που έχει ήδη αντικατασταθεί αλλά εξακολουθεί να είναι αναφερόμενος ως επαφή: φαίνονται μικρά πράγματα, αλλά στην πράξη προκαλούν τις περισσότερες καθυστερήσεις.
Το KYB σημαίνει Know Your Business: τον έλεγχο που οι τράπεζες και οι ασφαλιστές υποχρεούνται να διενεργούν για τις εμπορικές πελατείες τους, μεταξύ άλλων για να διαπιστώσουν ποιος βρίσκεται πίσω από μια επιχείρηση και αν αυτό ταιριάζει με ό,τι δείχνουν τα δημόσια μητρώα. Ο έλεγχος γίνεται εν μέρει αυτοματοποιημένος: το σύστημα της τράπεζας συγκρίνει αυτό που συμπληρώνετε με την τρέχουσα κατάσταση στη Σ.Ε.Κ. και στο μητρώο UBO. Μόλις προκύψει διαφορά, το αίτημα μεταφέρεται σε έναν υπάλληλο που πρέπει να το διερευνήσει χειροκίνητα, και αυτό χρειάζεται χρόνο.
Γιατί οι μικρές αποκλίσεις προκαλούν μεγάλες καθυστερήσεις
Ένας έλεγχος KYB είναι βασικά μια σύγκριση μεταξύ πηγών. Η τράπεζα ή ο ασφαλιστής δεν κοιτάει μόνο αυτό που συμπληρώνετε μόνοι σας, αλλά το συγκρίνει με το μητρώο KvK, το μητρώο UBO και μερικές φορές με τη δική τους λίστα ελέγχων κυρώσεων και κινδύνων. Όσο τα πάντα συμφωνούν, το αίτημα προχωρά αυτόματα. Μόλις κάτι διαφέρει, ακόμη και αν είναι αθέλητο, το αίτημα σταματά μέχρι κάποιος να το έχει ελέγξει χειροκίνητα. Για τον επιχειρηματία, αυτό αισθάνεται συχνά αυθαίρετο, ενώ είναι συνήθως απλώς μια λεπτομέρεια που δεν είναι πλέον σωστή.
Τα σφάλματα που συμβαίνουν πιο συχνά
Το πιο συνηθισμένο σφάλμα είναι ένα ληγμένο απόσπασμα: το ερωτηματολόγιο ζητά ένα απόσπασμα KvK, αλλά το αντίγραφο που ανεβαίνει είναι μερικών μηνών παλαιότητας και δεν περιέχει μια πρόσφατη αλλαγή διοίκησης. Στη συνέχεια ακολουθεί το όνομα της εταιρείας που γράφεται ελαφρώς διαφορετικά από ό,τι στο εμπορικό μητρώο, για παράδειγμα με ή χωρίς νομική μορφή στο τέλος. Ένα τρίτο συνηθισμένο σφάλμα είναι ένας UBO που σύμφωνα με το μητρώο εξακολουθεί να είναι καταχωρημένος, ενώ η ιδιοκτησία εσωτερικά έχει ήδη αλλάξει αλλά δεν έχει ακόμη υποβληθεί στο μητρώο. Συμβαίνει επίσης ο συντάκτης του ερωτηματολογίου να μην είναι ο ίδιος με τον υπογράφοντα διευθυντή με εξουσία, με αποτέλεσμα η τράπεζα να ζητά πρόσθετα έγγραφα για την επιβεβαίωση της εξουσίας. Τέλος, συχνά λείπει μια πρόσφατη ταυτοποίηση του UBO, ενώ αυτή συχνά έχει περιορισμένη διάρκεια ισχύος.
Κανένα από αυτά τα σημεία δεν είναι περίπλοκο καθαυτό. Το πρόβλημα είναι ότι γίνονται αντιληπτά μόνο τη στιγμή που το ερωτηματολόγιο έχει ήδη υποβληθεί, και τότε πρέπει να επιστρέψετε για να διορθώσετε κάτι που θα μπορούσατε να αποφύγετε με έναν σύντομο προηγούμενο έλεγχο.
Πώς το αποτρέπετε
Η αρχή είναι απλή: συγκρίνετε πριν υποβάλετε. Λάβετε ένα τρέχον απόσπασμα από το Επιμελητήριο Εμπορίου, ελέγξτε εάν το όνομα της επιχείρησης ταιριάζει ακριβώς με αυτό που εισάγετε, και δείτε εάν τα δεδομένα UBO εξακολουθούν να αντιστοιχούν στην πραγματική κατάσταση. Προσέξτε επίσης την περίοδο ισχύος των αποδεικτικών στοιχείων ταυτότητας· αυτά λήγουν και δεν γίνονται πλέον αποδεκτά. Όποιος έχει συγκεντρώσει αυτά τα έγγραφα από πριν που φτάσει το ερωτηματολόγιο, δεν χρειάζεται κάθε φορά να αναζητά εκ νέου την τελευταία έκδοση. Στο τη βάση γνώσης όπου έχει διερευνηθεί ανά θέμα τι ακριβώς ζητά ένα ερωτηματολόγιο KYB υπάρχει μια επισκόπηση των εγγράφων που συνήθως ζητούνται και από πού προέρχονται.
Βοηθά επίσης να γνωρίζετε εκ των προτέρων πόσα τέτοια ερωτηματολόγια λαμβάνει πράγματι η επιχείρησή σας και ποια από αυτά λειτουργούν με τα ίδια βασικά δεδομένα. Με μερικές ερωτήσεις θα δείτε αμέσως πού βρίσκεται περίπου η επιχείρησή σας, χωρίς να χρειαστεί να παράσχετε κάτι ή να συνδεθείτε σε ένα portal τράπεζας ή ασφαλιστικής εταιρείας.
Τι λύνει αυτό και τι όχι
Ένα σωστά τηρημένο δοσιέ αποτρέπει τις περισσότερες καθυστερήσεις, αλλά δεν αντικαθιστά την ίδια την αξιολόγηση της τράπεζας ή της ασφαλιστικής εταιρείας. Αυτές καθορίζουν οι ίδιες ποια έγγραφα χρειάζονται και πότε ένα αίτημα είναι πλήρες· εμείς δεν διαβάζουμε αυτές τις λίστες ερωτήσεων και δεν συνδεόμαστε κάπου εκ μέρους σας. Εάν κάτι παραμείνει ασαφές σχετικά με το τι ζητά ακριβώς ένα συγκεκριμένο ίδρυμα, η εξυπηρέτηση πελατών της εκάστοτε τράπεζας ή ασφαλιστικής εταιρείας είναι το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας για να το διευκρινίσετε. Για ερωτήσεις σχετικά με τη δική σας κατάσταση, για παράδειγμα όταν μια αλλαγή UBO πρέπει να ανακοίνωση τυπικά, ένας νομικός σύμβουλος ή το Εμπορικό και Βιομηχανικό Επιμελητήριο είναι το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας.
Σε τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με τι πρέπει και δεν πρέπει να κοινοποιήσετε σε έναν αγοραστή περιγράφονται ποιες πληροφορίες ζητούνται κανονικά και ποιες από αυτές παραμένουν προαιρετικές. Και αν θέλετε να μάθετε πώς συντάσσουμε τις πληροφορίες στη βάση γνώσης και γιατί είναι δωρεάν προσβάσιμη, διαβάστε το στ η σελίδα όπου εξηγείται από πού προέρχονται οι πληροφορίες.
Θέλετε να δείτε γρήγορα πώς τα πάει το εργοστάσιό σας προτού φτάσει η επόμενη λίστα ερωτήσεων KYB; Η δωρεάν γρήγορη σάρωση δίνει σε μερικά λεπτά μια πρώτη ένδειξη, χωρίς υποχρεώσεις.