Når du udfylder et KYB-spørgeskema fra din bank eller forsikringsselskab, går det næsten altid galt på samme punkt: de oplysninger, du giver, stemmer ikke helt overens med det, der allerede er registreret hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og i UBO-registeret. En anden stavemåde af virksomhedsnavnet, et udløbet uddrag eller en direktør, der er blevet erstattet, men stadig er opført som kontaktperson: det virker som små ting, men de forårsager i praksis det meste af forsinkelsen.
KYB står for Know Your Business: den kontrol, som banker og forsikringsselskaber er forpligtet til at udføre over for erhvervskunder, blandt andet for at fastslå, hvem der står bag en virksomhed, og om det stemmer overens med det, som offentlige registre viser. Kontrollen foretages delvis automatiseret: bankens system sammenligner det, du udfylder, med den aktuelle stand hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og UBO-registeret. Så snart der optræder en forskel, springes ansøgningen til en medarbejder, der skal undersøge det manuelt, og det tager tid.
Hvorfor små afvigelser giver stor forsinkelse
En KYB-kontrol er grundlæggende en sammenligning mellem kilder. Banken eller forsikringsselskabet ser ikke kun på det, du selv udfylder, men sammenligner det også med Erhvervs- og Selskabsstyrelsens register, UBO-registeret og nogle gange en egen liste med sanktions- og risikokontroller. Så længe alt stemmer overens, kører ansøgningen igennem automatisk. Så snart noget afviger, selv om det er utilsigtet, bliver ansøgningen stoppet, indtil nogen har kontrolleret det manuelt. For iværksætteren virker det ofte som vilkårlighed, mens det sædvanligvis bare er en detalje, der ikke længere stemmer.
De fejl, der forekommer mest hyppigt
Den mest almindelige fejl er et forældet uddrag: spørgeskemaet spørger efter et uddrag fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, men det eksemplar, der uploades, er nogle måneder gammelt og mangler en nylig ledelsesændring. Derefter kommer virksomhedsnavnet, der staves lige lidt anderledes end i handelsregisteret, for eksempel med eller uden juridisk form bagefter. En tredje hyppig fejl er en UBO, der ifølge registeret stadig er opført, mens ejerskabet internt allerede er ændret, men endnu ikke er meddelt til registeret. Det forekommer også, at den kontaktperson, der udfylder spørgeskemaet, ikke er den samme som den underskriftsbemyndiget direktør, hvorfor banken anmoder om supplerende dokumenter for at bekræfte bemyndigelsen. Endelig mangler der ofte en aktuel legitimation fra UBO, selv om denne ofte har begrænset gyldighed.
Ingen af disse punkter er kompliceret i sig selv. Problemet er, at de først bliver synlige, når spørgeskemaet allerede er indsendt, og så må du stadig tilbage for at rette noget, du kunne have undgået med en kort kontrol på forhånd.
Sådan undgår du dette
Essensen er enkel: sammenlign, før du indsender. Hent et aktuelt uddrag fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, kontroller, at virksomhedsnavnet stemmer bogstaveligt overens med det, du udfylder, og se, om UBO-oplysningerne stadig stemmer overens med den faktiske situation. Vær også opmærksom på gyldigheden af legitimationsdokumenter; de udløber og accepteres ikke længere. Den, der allerede har disse dokumenter samlet, før spørgeskemaet ankommer, behøver ikke at søge efter den seneste version hver gang. I videnbanken, hvor det er undersøgt for hvert emne, hvad et KYB-spørgeskema præcist spørger om findes en oversigt over de dokumenter, der normalt anmodes om, og hvor de kommer fra.
Det hjælper også at vide på forhånd, hvor mange af denne slags spørgeskemaer din virksomhed får, og hvilke af dem der arbejder med de samme grundlæggende oplysninger. Med nogle få spørgsmål ser du straks, hvor din virksomhed nogenlunde står, uden at du skal levere noget eller logge ind på en bank- eller forsikringsselskabs portal.
Hvad dette løser og ikke løser
Et velholdt dossier forebygger det meste forsinkelse, men det erstatter ikke bankens eller forsikringsselskabets egen vurdering. De bestemmer selv, hvilke dokumenter de har brug for, og hvornår en ansøgning er fuldstændig; vi læser ikke disse spørgeskemaer og logger ikke ind nogen steder på deres vegne. Hvis noget forbliver uklart om, hvad en specifik institution præcist spørger om, er bank- eller forsikringsselskabets kundeservice det rette sted at spørge. For spørgsmål om din egen situation, for eksempel når en UBO-ændring formelt skal meddeles, er en jurist eller Handelskammeret det rigtige kontaktpunkt.
I de ofte stillede spørgsmål om, hvad du skal og ikke skal dele med en afnemer er der forklaret, hvilke data der standard anmodes om, og hvilke af disse der forbliver valgfri. Og hvis du gerne vil vide, hvordan vi sammensætter informationen i vidensbanken, og hvorfor den er gratis tilgængelig, kan du læse det på siden, hvor det forklares, hvor informationen kommer fra.
Vil du hurtigt se, hvordan dit firma klarer sig, før det næste KYB-spørgeskema kommer ind? Den gratis quick-scan giver en første indikation på et par minutter, uden forpligtelser.