Atunci când completați o listă de întrebări KYB de la banca sau asiguratorul dvs., lucrurile merge aproape întotdeauna prost în același punct: datele pe care le furnizați nu corespund exact cu ceea ce este deja înregistrat la Camera de Comerț și Industrie și în registrul UBO. O ortografie diferită a numelui companiei, un extras expirat sau un administrator care a fost înlocuit în același timp dar este încă listat ca persoană de contact: par lucruri mici, dar în practică provoacă cea mai mare parte a întârzierilor.
KYB înseamnă Know Your Business: controlul pe care băncile și asigurătorii sunt obligați să-l efectueze pentru clienții cu activitate de afaceri, printre altele pentru a stabili cine se află în spatele unei companii și dacă aceasta corespunde cu ceea ce arată registrele publice. Controlul se efectuează parțial automatizat: sistemul băncii compară ceea ce completați cu starea actuală la Camera de Comerț și Industrie și registrul UBO. De îndată ce apare o discrepanță, cererea sare la un angajat care trebuie să o investigheze manual, și asta durează.
De ce mici discrepanțe dau mari întârzieri
Un control KYB este în esență o comparație între surse. Banca sau asiguratorul nu doar că uită la ceea ce completați dvs., ci compară aceasta cu registrul ONRC, registrul UBO și uneori o listă proprie cu controluri de sancțiuni și riscuri. Atâta timp cât totul corespunde, cererea decurge automat. De îndată ce ceva se abate, chiar dacă este involuntar, cererea este suspendată până când cineva a verificat-o manual. Pentru antreprenor, asta se simte adesea ca arbitrar, în timp ce de obicei este doar un detaliu care nu mai este corect.
Greșelile care se întâmplă cel mai frecvent
Cea mai frecventă greșeală este un extras expirat: lista de întrebări cere un extras ONRC, dar exemplarul care este încărcat are câteva luni și le lipsește o schimbare recentă de administrație. După aceea urmează numele companiei care este scris puțin diferit decât în registrul comerțului, de exemplu cu sau fără forma juridică după el. A treia greșeală frecventă este un UBO care conform registrului este încă înregistrat, în timp ce participația la capital a fost modificată intern, dar nu a fost încă raportată la registru. De asemenea, se întâmplă să se întâmple că persoana de contact care completează lista de întrebări nu este aceeași cu administratorul cu semnătură, ceea ce face ca banca să solicite documente suplimentare pentru a confirma autoritatea. În final, o legitimare recentă a UBO lipsește frecvent, deși aceasta are adesea o durată de valabilitate limitată.
Niciuna dintre aceste puncte nu este complicată în sine. Problema este că apar doar în momentul în care lista de întrebări a fost deja depusă, și atunci trebuie să vă întoarceți pentru a corecta ceva pe care l-ați fi putut evita cu o verificare rapidă în prealabil.
Cum evitați aceasta
Esența este simplă: comparați înainte de a depune. Obțineți un extras recent de la Camera de Comerț și Industrie, verificați dacă numele companiei corespunde exact cu ceea ce completați și verificați dacă datele UBO sunt încă corecte cu situația reală. Atenție și la perioada de valabilitate a actelor de identitate; acestea expiră și nu mai sunt acceptate. Cine are deja aceste documente la un loc înainte ca lista de întrebări să vină, nu trebuie să caute din nou ultima versiune de fiecare dată. În baza de cunoștințe unde pentru fiecare subiect s-a investigat exact ceea ce cere o listă de întrebări KYB se află o prezentare generală a documentelor care sunt de obicei solicitate și de unde provin.
De asemenea, ajută să știți în avans câte dintre aceste tipuri de liste de întrebări primește de fapt compania dvs. și care dintre acestea funcționează cu aceleași date de bază. Cu câteva întrebări vedeți imediat unde se află aproximativ compania dvs., fără a fi necesar să furnizați ceva sau să vă conectați la un portal al unei bănci sau asiguratori.
Ce rezolvă și ce nu rezolvă
Un dosar bine ținut previne cea mai mare parte a întârzierilor, dar nu înlocuiește evaluarea proprie a băncii sau asiguratorului. Aceștia decid singuri ce documente au nevoie și când o cerere este completă; nu citim acele chestionare și nu ne conectăm nicăieri în numele vostru. Dacă ceva rămâne neclar cu privire la ceea ce o anumită instituție cere exact, serviciul clienți al acelei bănci sau asiguratori este locul potrivit pentru a pune întrebări. Pentru întrebări despre situația voastră proprie, de exemplu când o modificare a UBO trebuie comunicată formal, un jurist sau Camera de Comerț este punctul de contact corect.
În întrebările frecvente cu privire la ceea ce trebuie și nu trebuie să partajați cu un client se explică ce date sunt solicitate standard și care dintre acestea rămân opționale. Și dacă doriți să știți cum compilăm informațiile în baza de cunoștințe și de ce sunt accesibile gratuit, citiți pe pagina care explică de unde provine informația.
Doriți să vedeți rapid cum se prezintă compania voastră înainte ca următorul chestionar KYB să sosească? Scanarea rapidă gratuită oferă în câteva minute o primă indicație, fără obligații.