Amikor a bank vagy biztosító KYB-kérdőívét kitöltötte, szinte mindig ugyanazon a ponton derül ki a probléma: az Ön által megadott adatok nem egyeznek pontosan azzal, ami már a Kereskedelmi Nyilvántartásban és az UBO-nyilvántartásban regisztrálva van. A vállalkozás nevének másik írásmódja, egy lejárt kivonat, vagy egy közbenső időben kicserélt vezető, aki azonban még mindig kapcsolattartóként szerepel: ezek apró dolgoknak tűnnek, de a gyakorlatban a legtöbb késedelmet okozzák.
A KYB (Know Your Business – ismerd meg a vállalkozásodat) a kontroll, amelyet a bankok és biztosítók kötelesek végezni üzleti ügyfeleik esetében, többek között annak megállapítása céljából, hogy ki áll egy vállalkozás mögött, és ez megfelel-e a nyilvános nyilvántartások adatainak. Ez a kontroll részben automatizált: a bank rendszere összehasonlítja az Ön által kitöltötteket a Kereskedelmi Nyilvántartás és az UBO-nyilvántartás aktuális állásával. Amint eltérés jelentkezik, az igénylés egy munkatárshoz kerül, aki ezt manuálisan ki kell, hogy vizsgálja, és ez időt vesz igénybe.
Miért okoznak a kisebb eltérések nagyobb késedelmet
A KYB-kontroll alapvetően forrásokat összehasonlít. A bank vagy biztosító nem csak azt nézi meg, amit Ön kitöltött, hanem ezt a Kereskedelmi Nyilvántartáshoz, az UBO-nyilvántartáshoz és néha egy saját szankciós és kockázati kontrolllista mellett is értékeli. Amíg minden megegyezik, az igénylés automatikusan előrehalad. Amint valami eltér, még ha nem szándékos, az igénylés felfüggesztésre kerül, amíg valaki azt manuálisan újra nem ellenőrzi. Az üzletember számára ez gyakran önkénynek tűnik, holott rendszerint csak egy olyan részletről van szó, amely már nem helytelen.
A leggyakrabban előforduló hibák
A leggyakoribb hiba egy elavult kivonat: a kérdőív KvK-kivonatot kér, de a feltöltött példány néhány hónapos, és hiányzik belőle egy közelmúltbeli vezérigazgató-csere. Ezt követi a vállalkozás neve, amely az kereskedelmi nyilvántartásban egy kicsit másképpen van írva, például a jogi formával vagy anélkül. A harmadik gyakori hiba az UBO, aki a nyilvántartás szerint még mindig szerepel, noha a részvénytulajdon szervezeten belül már megváltozott, de ezt még nem jelentették be a nyilvántartásba. Az is előfordul, hogy a kérdőívet kitöltő kapcsolattartó nem ugyanaz, mint a jogosult vezető, ezért a bank további dokumentumokat kér a jogosultság megerősítéséhez. Végül gyakran hiányzik az UBO közelmúltbeli személyazonossági igazolványa, amely gyakran korlátozott érvényességi idővel rendelkezik.
Ezek közül egyik pont sem bonyolult magában. A probléma az, hogy csak a kérdőív beküldése után tűnnek fel, és akkor még vissza kell mennie ahhoz, hogy helyrehozza azt, amit egy gyors előzetes ellenőrzéssel megelőzhetett volna.
Hogyan kerülheti el ezt
Az alapja egyszerű: a beküldés előtt hasonlítsa össze. Szerezzen be egy aktuális kivonatot a Kereskedelmi Nyilvántartásból, ellenőrizze, hogy a vállalkozás neve szó szerint megegyezik-e azzal, amit kitölt, és nézze meg, hogy az UBO-adatok még mindig egyeznek-e a tényleges helyzettel. Figyeljen az azonosítódokumentumok érvényességi idejére is; ezek lejárnak és nem fogadják majd el őket. Aki ezeket az iratokat már összeállította a kérdőív érkezése előtt, nem kell minden alkalommal az utolsó verzió után kutatnia. A tudásbázisban, ahol témánként részletezve van, hogy a KYB-kérdőív pontosan mit kér, áttekintést talál azokról a dokumentumokról, amelyeket általában kérnek, és azok honnan származnak.
Segít az is, ha előre tudja, hogy vállalkozása valójában hány ilyen típusú kérdőívet kap, és ezek közül mely azok, amelyek ugyanazokkal az alapadatokkal működnek. Az néhány kérdéssel azonnal megláthatja, hogy vállalkozása nagyjából hol áll, anélkül, hogy bármit is be kellene nyújtania vagy bejelentkeznie egy bank vagy biztosító portáljára.
Mit old meg és mit nem
Egy jól vezetett dosszie megakadályozza a legtöbb késedelmet, de nem helyettesíti a bank vagy biztosító saját értékelését. Ők maguk döntik el, hogy mely dokumentumokra van szükségük, és hogy mikor teljes egy kérelem; mi nem olvassuk el ezeket a kérdőíveket, és nem jelentkezünk be sehol az Ön nevében. Ha valami nem egyértelmű a tekintetben, hogy egy adott intézmény pontosan mit kér, a bank vagy biztosító ügyfélszolgálata a megfelelő hely ennek tisztázásához. Az Ön saját helyzetével kapcsolatos kérdésekhez, például ahhoz, hogy egy UBO-változást formálisan mikor kell bejelenteni, egy jogász vagy a Kereskedelmi és Iparkamara a megfelelő kapcsolattartási pont.
In a gyakran ismételt kérdésekről, hogy mit kell és nem kell megosztani egy megrendelővel meg van magyarázva, mely adatokat kérik le szabványosan, és közülük melyik marad opcionális. És ha tudni szeretne, hogyan állítjuk össze az információkat a tudásbázisban, és miért érhető el ingyenesen, olvassa el azt az oldalt, amely elmagyarázza, honnan származik az információ.
Szeretné gyorsan látni, hogyan áll a céges helyzete, mielőtt a következő KYB-kérdőív megérkezik? Az ingyenes gyorsscan néhány perc alatt első jelzést ad, kötelezettségek nélkül.