Jaké dokumenty potřebujete pro svou UBO registraci?
Pokud Vám odběratel, banka nebo pojišťovna požádá o důkaz Vaší UBO registrace, jde obvykle o pevnou kombinaci dokumentů: aktuální výpis z rejstříku UBO Obchodní komory, organigram nebo vlastnický diagram, který ukazuje, jak je struktura řízení ve Vaší firmě sestavena, a kopii dokladu totožnosti každého skutečného majitele. V případě nadace nebo trustees se zde často připojuje zakládací listina nebo trustová smlouva, protože z nich vyplývá, kdo jsou oprávnění.
Detail, který se na toto téma nejčastěji přehlédne, spočívá v tom posledním dokumentu: v dokladu totožnosti. Kopie pasu nebo identitní karty obsahuje téměř vždy identifikační číslo občana, a toto číslo byste neměli jen tak sdělovat svému odběrateli. Kdo to neblokuje, sdělí více než je nezbytné pro účel, ke kterému je dokument požadován.
Co přesně ukazuje každý dokument
Výpis z rejstříku UBO ukazuje, kdo je podle oficiálního registru považován za skutečného majitele, včetně povahy a rozsahu tohoto podílu. Tento výpis si vyžádáte v Obchodní komoře a je obvykle krátce platný, protože odběratelé chtějí vidět, že jsou informace aktuální v okamžiku podání.
Organigram doplňuje tento výpis o strukturu za ním: prostřednictvím kterých mezipodniků nebo sdružení prochází řízení. Odběratel jej používá ke kontrole, zda se UBO uvedená v rejstříku logicky řadí do právní struktury Vaší firmy. V případě jednoduché samostatné činnosti nebo s.r.o. s jedním akcionářem je toto schéma krátké; u skupiny s více vrstvami může být rozsáhlejší.
Doklad totožnosti slouží k potvrzení, že osoba, která je registrována jako UBO, skutečně existuje a má uvedenou totožnost. Jedná se o dokument, u kterého vzniká nejvíce otázek, protože obsahuje osobní údaje, které se vztahují na GDPR.
Proč si IČO zaslouží zvláštní pozornost
Kopie pasu nebo ID obsahuje standardně pas, podpis a identifikační číslo občana. Pro kontrolu UBO je toto poslední číslo obvykle zbytečné: jméno, datum narození a státní příslušnost jsou dostačující k propojení s rejstříkem UBO. Zbytečné sdělování IČO se dotýká existujících pravidel týkajících se osobních údajů, a tato pravidla platila již předtím, než se dotazníky o UBO staly obvyklými.
V praxi to znamená, že si IČO na kopii můžete zakrýt předtím, než dokument sdělíte, například tím, že jej zneczytelníte. Některé KYC aplikace bank to automaticky dělají při nahrávání; u ručního podání odběrateli leží tento krok na Vás. Více o způsobu, jakým se osobní údaje v takových dokumentech zpracovávají, najdete na stránce o zacházení s Vašimi údaji.
Proč si odběratel právě tuto kombinaci vyžaduje
Požadavek na UBO dokumenty obvykle vychází z povinnosti samotného odběratele znát své obchodní partnery, proces, který se v praxi často nazývá Know Your Business nebo KYB. Banka nebo větší objednávající si musí být schopen dokázat, s kým obchoduje, a kombinace výpisu, organigramu a dokladu totožnosti je běžným způsobem, jak to podpořit. To je také důvod, proč se tyto tři dokumenty objevují téměř u každého odběratele, i když se portál, do kterého se nahrávají, liší.
Protože se stejné tři dokumenty pořád dokola vyžadují, je užitečné si je jednou úplně a aktuálně připravit, včetně data, kdy byl výpis z rejstříku stažen. Přehled toho, co se kde požaduje a proč, najdete v znalostní bázi na téma.
Co s tím můžete dělat
Zda vaše podnikání v současné době plně splňuje registrační povinnost, je věc, kterou si nejlépe ověříte v dokumentaci Vaší Obchodní komory nebo s právníkem; tento článek popisuje dokumenty, nikoli vaši konkrétní situaci. Pokud chcete nejdřív získat představu o tom, která témata jsou relevantní pro vaši firmu, můžete si to prohlédnout v několika krátkých otázkách. Kdo má dokumenty v pořádku a chce je znovu použít pro několik dotazníků najednou, může se zaregistrovat s obchodním účtem a uložit je centrálně.