Quali documenti sono necessari per la vostra registrazione UBO?
Quando un cliente, una banca o un assicuratore richiede una prova della vostra registrazione UBO, di solito si tratta di una combinazione fissa di documenti: un estratto aggiornato dal registro UBO della Camera di Commercio, un organigramma o schema di proprietà che mostra come è strutturato il controllo della vostra azienda, e una copia del documento d'identità di ogni beneficiario effettivo. Nel caso di una fondazione o di un trust, spesso si aggiunge un atto costitutivo o un trust deed, perché da questi emerge chi siano i beneficiari.
Il dettaglio che viene più spesso trascurato su questo argomento riguarda quell'ultimo documento: il documento d'identità. Una copia di un passaporto o di una carta d'identità contiene quasi sempre il numero di identificazione personale, e questo numero non dovrebbe essere condiviso semplicemente con un cliente. Chi non lo protegge, condivide più di quanto necessario per lo scopo per il quale il documento viene richiesto.
Che cosa esattamente mostra ogni documento
L'estratto dal registro UBO mostra chi è registrato ufficialmente come beneficiario effettivo, inclusa la natura e l'entità della partecipazione. Questo estratto lo richiedete presso la Camera di Commercio ed è di solito valido per breve tempo, perché i clienti vogliono vedere che le informazioni siano attuali al momento della presentazione.
L'organigramma integra questo estratto con la struttura sottostante: attraverso quali società intermedie o partnership il controllo scorre. Un cliente lo utilizza per verificare che l'UBO registrato nel registro sia logicamente coerente con la struttura giuridica della vostra azienda. Nel caso di una semplice ditta individuale o di una società a responsabilità limitata con un solo azionista, questo schema è breve; nel caso di un gruppo con più livelli, può essere più dettagliato.
Il documento d'identità serve a confermare che la persona registrata come UBO esista realmente e abbia l'identità indicata. Questo è il documento che più frequentemente genera domande, perché contiene dati personali soggetti al GDPR.
Perché il numero di identificazione personale merita attenzione particolare
Una copia di passaporto o carta d'identità contiene di norma una fotografia, una firma e un numero di identificazione personale. Per la verifica di un UBO, questo ultimo numero di solito non è necessario: il nome, la data di nascita e la nazionalità sono sufficienti per stabilire il collegamento con il registro UBO. La condivisione non necessaria di un numero di identificazione personale riguarda le norme esistenti sui dati personali, e queste norme valevano già prima che i questionari sugli UBO diventassero comuni.
In pratica, questo significa che potete proteggere il numero di identificazione personale su una copia prima di condividere il documento, ad esempio rendendolo illeggibile. Alcune app KYC delle banche lo fanno automaticamente al momento del caricamento; nel caso di una presentazione manuale a un cliente, questo passaggio rimane a vostre spese. Ulteriori informazioni su come vengono trattati i dati personali in questo tipo di documenti, si trovano nella pagina sulla gestione dei vostri dati.
Perché un cliente richiede proprio questa combinazione
La richiesta di documenti UBO di solito deriva dall'obbligo del cliente stesso di conoscere le proprie relazioni commerciali, un processo che nella pratica è spesso chiamato Know Your Business o KYB. Una banca o un cliente più grande deve essere in grado di dimostrare di sapere con chi sta facendo affari, e la combinazione di estratto, organigramma e documento d'identità è il modo consueto per supportare questo. Questa è anche la ragione per cui questi tre documenti si ritrovano presso quasi tutti i clienti, anche se il portale in cui vengono caricati differisce.
Poiché gli stessi tre documenti vengono richiesti ripetutamente, è utile prepararli una sola volta in modo completo e aggiornato, compresa la data in cui l'estratto è stato ottenuto. Una panoramica di ciò che viene richiesto dove e perché, si trova in la knowledge base per argomento.
Che cosa potete farne con questo
Se la vostra azienda al momento soddisfa pienamente l'obbligo di registrazione è qualcosa che potete verificare meglio consultando il vostro fascicolo presso la Camera di Commercio o un avvocato; questo articolo descrive i documenti, non la vostra situazione specifica. Desiderate prima farvi un'idea di quali argomenti riguardano la vostra azienda, allora potete consultarli in alcune brevi domande. Chi dispone già dei documenti in ordine e vuole riutilizzarli per più questionari contemporaneamente, può registrarsi con un account aziendale per archiviarli centralmente.