Welche Dokumente benötigen Sie für Ihre UBO-Registrierung?
Wenn ein Abnehmer, eine Bank oder ein Versicherer Sie um einen Nachweis Ihrer UBO-Registrierung bitten, geht es in der Regel um eine feste Kombination von Dokumenten: einen aktuellen Auszug aus dem UBO-Register der Handelskammer, ein Organisationsdiagramm oder Eigentumsschema, das zeigt, wie die Kontrolle in Ihrem Unternehmen aufgebaut ist, und eine Kopie des Personalausweises jedes Ultimate Beneficial Owner. Bei einer Stiftung oder einem Trust kommt häufig eine Gründungsurkunde oder Treuhandurkunde hinzu, da daraus hervorgeht, wer die Begünstigten sind.
Das Detail, das bei diesem Thema am häufigsten übersehen wird, liegt in diesem letzten Dokument: dem Personalausweis. Eine Kopie eines Reisepasses oder einer Identitätskarte enthält fast immer die Steuernummer, und diese Nummer sollten Sie nicht einfach an einen Abnehmer weitergeben. Wer das nicht abschirmt, teilt mehr als für den Zweck notwendig ist, für den das Dokument angefordert wird.
Was jedes Dokument genau zeigt
Der Auszug aus dem UBO-Register zeigt, wer nach der offiziellen Registrierung als Ultimate Beneficial Owner gilt, einschließlich der Art und des Umfangs des Anteils. Diesen Auszug beantragen Sie bei der Handelskammer und er ist in der Regel nur begrenzt gültig, da Abnehmer sehen möchten, dass die Informationen zum Zeitpunkt der Einreichung aktuell sind.
Das Organisationsdiagramm ergänzt diesen Auszug um die dahinter liegende Struktur: über welche zwischenliegenden Unternehmen oder Kooperationen die Kontrolle läuft. Ein Abnehmer nutzt dies, um zu überprüfen, ob der im Register eingetragene UBO logisch zur rechtlichen Struktur Ihres Unternehmens passt. Bei einem einfachen Einzelunternehmen oder einer GmbH mit einem Anteilseigner ist dieses Schema kurz; bei einer Gruppe mit mehreren Ebenen kann es umfangreicher sein.
Der Personalausweis dient dazu zu bestätigen, dass die Person, die als UBO registriert ist, tatsächlich existiert und die angegebene Identität hat. Dies ist das Dokument, bei dem die meisten Fragen entstehen, da es personenbezogene Daten enthält, die unter die DSGVO fallen.
Warum die Steuernummer gesonderte Aufmerksamkeit verdient
Eine Reisepass- oder ID-Kopie enthält standardmäßig ein Passfoto, eine Unterschrift und eine Steuernummer. Zur Überprüfung eines UBO ist diese letzte Nummer normalerweise nicht erforderlich: der Name, das Geburtsdatum und die Nationalität reichen aus, um die Verknüpfung mit dem UBO-Register herzustellen. Die unnötige Weitergabe einer Steuernummer verstößt gegen bestehende Regeln über personenbezogene Daten, und diese Regeln galten bereits, bevor Fragebögen über UBOs üblich waren.
In der Praxis bedeutet dies, dass Sie die Steuernummer auf einer Kopie unkenntlich machen können, bevor Sie das Dokument weitergeben, zum Beispiel durch Verschleierungsmittel. Einige KYC-Apps von Banken tun dies automatisch beim Hochladen; bei einer manuellen Übergabe an einen Abnehmer liegt dieser Schritt bei Ihnen. Weitere Informationen über die Behandlung personenbezogener Daten in solchen Dokumenten finden Sie auf der Seite über den Umgang mit Ihren Daten.
Warum ein Abnehmer genau diese Kombination verlangt
Die Anforderung von UBO-Dokumenten ergibt sich meist aus der Verpflichtung des Abnehmers selbst, seine eigenen Geschäftsbeziehungen zu kennen, ein Prozess, der in der Praxis oft als Know Your Business oder KYB bezeichnet wird. Eine Bank oder ein großer Auftraggeber muss nachweisen können, mit wem er Geschäfte macht, und die Kombination aus Auszug, Organisationsdiagramm und Personalausweis ist die übliche Methode, um dies zu belegen. Das ist auch der Grund, warum diese drei Dokumente bei fast jedem Abnehmer wieder angefordert werden, auch wenn sich das Portal, in das sie hochgeladen werden, unterscheidet.
Da dieselben drei Dokumente immer wieder angefordert werden, ist es sinnvoll, sie einmalig vollständig und aktuell bereitzustellen, einschließlich des Datums, an dem der Auszug abgerufen wurde. Eine Übersicht darüber, was wo angefordert wird und warum, finden Sie in der Wissensdatenbank pro Thema.
Was Sie damit anfangen können
Ob Ihr Unternehmen derzeit vollständig die Registrierungspflicht erfüllt, können Sie am besten anhand Ihrer Kammerdatei oder mit einem Juristen klären; dieser Artikel beschreibt die Dokumente, nicht Ihre spezifische Situation. Möchten Sie zunächst einen Überblick über die Themen erhalten, die für Ihr Unternehmen relevant sind, können Sie das in ein paar kurzen Fragen anschauen. Wer die Dokumente bereits in Ordnung hat und sie für mehrere Fragelisten gleichzeitig wiederverwenden möchte, kann sich mit einem Geschäftskonto anmelden um sie zentral zu erfassen.