Ce documente aveți nevoie pentru înregistrarea dvs. UBO?
Atunci când un client, o bancă sau o asigurare cere dovada înregistrării dumneavoastră UBO, de obicei este vorba de o combinație fixă de documente: un extras curent din registrul UBO al Camerei de Comerț, un organigramă sau o diagramă a proprietății care arată cum este structurată controlul în întreprinderea dumneavoastră, și o copie a documentului de identitate al fiecărui beneficiar efectiv. Pentru o fundație sau un trust, se mai adaugă adesea actul constitutiv sau actul trust, deoarece din acesta rezultă cine sunt beneficiarii.
Detaliul care este cel mai des trecut cu vederea în această temă se află în acea ultimă bucată: documentul de identitate. O copie a unui pașaport sau a unei cărți de identitate conține aproape întotdeauna numărul serviciului cetățeanului, și nu ar trebui să împărțiți pur și simplu acest număr cu un client. Cine nu izolează acest lucru, împarte mai mult decât este necesar pentru scopul pentru care este cerut documentul.
Ce arată exact fiecare document
Extrasul din registrul UBO arată cine este considerat potrivit înregistrării oficiale ca beneficiar efectiv, inclusiv natura și amploarea beneficiului. Acest extras îl solicitați de la Camera de Comerț și este de obicei valabil pe o perioadă scurtă, deoarece clienții doresc să vadă că informațiile sunt actuale la momentul depunerii.
Organigrama completează acel extras cu structura din spatele său: prin care sociități sau parteneriuri intermediare merge controlul. Un client o utilizează pentru a verifica dacă UBO care se află în registru se aliniază logic cu structura juridică a întreprinderii dumneavoastră. Pentru o afacere cu o singură persoană sau o societate cu răspundere limitată cu un singur acționar, acest schema este scurtă; pentru un grup cu mai multe niveluri poate fi mai extins.
Documentul de identitate servește pentru a confirma că persoana care este înregistrată ca UBO există efectiv și are identitatea menționată. Acesta este documentul cu privire la care apar cele mai multe întrebări, deoarece conține date cu caracter personal care se încadrează în GDPR.
De ce codul numeric personal merită atenție separată
O copie de pașaport sau de carte de identitate conține în standard o fotografie de patrulă, o semnătură și un număr de serviciu al cetățeanului. Pentru verificarea unui UBO, acel ultim număr nu este de obicei necesar: numele, data nașterii și naționalitatea sunt suficiente pentru a stabili legătura cu registrul UBO. Împărțirea inutilă a codului numeric personal se referă la regulile existente privind datele cu caracter personal, și acele reguli se aplicau deja înainte ca chestionarele despre UBO să devină obișnuite.
În practică, aceasta înseamnă că puteți masca codul numeric personal pe o copie înainte de a o împărți, de exemplu prin a-l face ilegibil. Unele aplicații KYC ale băncilor fac acest lucru automat la descărcare; la o livrare manuală unui client, acel pas depinde de dumneavoastră. Mai multe despre modul în care sunt tratate datele cu caracter personal în aceste tipuri de documente, citiți pe pagina despre tratamentul datelor dumneavoastră.
De ce un client cere tocmai această combinație
Cererea de documente UBO provine de obicei din obligația clientului însuși de a-și cunoaște propriii parteneri comerciali, proces care în practică este adesea numit Know Your Business sau KYB. O bancă sau un furnizor mai mare trebuie să poată demonstra că știe cu cine face afaceri, iar combinația de extras, organigramă și document de identitate este modalitatea obișnuită de a susține acest lucru. Aceasta este, de asemenea, motivul pentru care aceste trei documente revin la aproape fiecare client, chiar dacă portalul în care sunt încărcate diferă.
Deoarece aceleași trei documente sunt cerute din nou și din nou, este util să le pregătiți o dată în mod complet și actual, inclusiv data la care a fost preluat extrasul. O privire de ansamblu asupra ceea ce se cere și de ce, o găsiți în baza de cunoștințe pe subiect.
Ce puteți face cu aceasta
Dacă întreprinderea dumneavoastră respectă în prezent pe deplin obligația de înregistrare este ceva pe care o puteți verifica cel mai bine cu dosarul dumneavoastră de la Camera de Comerț sau cu un avocat; acest articol descrie documentele, nu situația dumneavoastră specifică. Dacă doriți mai întâi să aveți o impresie despre ce subiecte vă privesc întreprinderea, puteți consulta într-o serie de întrebări scurte. Cine are deja documentele în regulă și dorește să le reutilizeze pentru mai multe chestionare în același timp, se poate înregistra cu un cont de afaceri pentru a le consemna într-un loc central.