Vilka dokument behöver du för din UBO-registrering?
När en köpare, bank eller försäkringsgivare begär bevis på din UBO-registrering, handlar det vanligtvis om en fast kombination av handlingar: ett aktuellt utdrag från UBO-registret hos Handelskammaren, ett organogram eller ägarstrukturschema som visar hur makten i ditt företag är uppdelad, och en kopia av identitetshandlingen för varje slutlig verklig huvudman. För en stiftelse eller trust kommer ofta ett inrättningsdokument eller trustdokument till, eftersom det visar vilka förmånstagarna är.
Den detalj som oftast förbises i det här sammanhanget finns i den sista handlingen: identitetshandlingen. En kopia av ett pass eller identitetskort innehåller nästan alltid ett personnummer, och det numret bör du inte dela utan vidare med en köpare. Om du inte gör något åt det, delar du mer än vad som är nödvändigt för det ändamål för vilket handlingen efterfrågas.
Vad varje dokument visar exakt
Utdraget från UBO-registret visar vem som enligt den officiella registreringen räknas som slutlig verklig huvudman, inklusive arten och omfattningen av intresset. Du begär detta utdrag från Handelskammaren och det är vanligtvis kort giltigt, eftersom köpare vill se att informationen är aktuell när den lämnas in.
Organogrammet kompletterar det utdraget med strukturen bakom det: genom vilka mellanliggande bolag eller samarbetsformer makten löper. En köpare använder detta för att kontrollera om den UBO som är registrerad i registret logiskt stämmer överens med din företags juridiska uppbyggnad. För ett enkelt enskilt firmor eller ett aktiebolag med en aktieägare är det här schemat kort; för en koncern med flera nivåer kan det vara mer omfattande.
Identitetshandlingen tjänar till att bekräfta att den person som är registrerad som UBO faktiskt existerar och har den angivna identiteten. Det är det dokument kring vilket de flesta frågor uppstår, eftersom det innehåller personuppgifter som omfattas av GDPR.
Varför personnumret förtjänar separat uppmärksamhet
En pass- eller ID-kopia innehåller i regel ett pasfoto, en underskrift och ett personnummer. För kontroll av en UBO är det sista numret vanligtvis inte nödvändigt: namn, födelsedatum och nationalitet är tillräckligt för att göra kopplingen till UBO-registret. Onödig delning av ett personnummer rör befintliga regler om personuppgifter, och dessa regler gällde redan innan frågeformulär om UBO:er blev vanliga.
I praktiken betyder detta att du kan dölja personnumret på en kopia innan du delar dokumentet, till exempel genom att göra det oläsligt. Vissa KYC-appar från banker gör detta automatiskt vid uppladdning; vid en manuell leverans till en köpare ligger det steget på dig själv. Mer om hur personuppgifter i sådana handlingar hanteras läser du på sidan om hanteringen av dina uppgifter.
Varför en köpare begär just denna kombination
Frågan om UBO-dokument kommer vanligtvis från köparens egen skyldighet att känna sina affärsrelationer, en process som i praktiken ofta kallas Know Your Business eller KYB. En bank eller en större uppdragsgivare måste kunna visa att han vet vem han gör affärer med, och kombinationen av utdrag, organogram och identitetshandling är det vanliga sättet att underbygga det. Det är också anledningen till att dessa tre handlingar dyker upp hos nästan varje köpare, även om portalen där de laddas upp skiljer sig åt.
Eftersom samma tre dokument ständigt efterfrågas på nytt, är det användbart att förbereda dem en gång för all, fullständiga och aktuella, inklusive datumet då utdraget hämtades. En översikt över vad som efterfrågas var och varför finns i kunskapsbasen per ämne.
Vad du kan göra med det här
Huruvida ditt företag för närvarande helt uppfyller registreringskravet är något som du bäst kontrollerar med ditt dossier hos Handelskammaren eller tillsammans med en jurist; denna artikel beskriver dokumenten, inte din specifika situation. Om du först vill få en överblick över vilka ämnen som är relevanta för ditt företag, kan du granska detta i ett par enkla frågor. Den som redan har dokumenten i ordning och vill återanvända dem för flera enkäter samtidigt kan registrera sig med ett företagskonto för att centralt lagra dem.