Ποια έγγραφα χρειάζεστε για την καταχώρησή σας UBO;
Όταν ένας αγοραστής, τράπεζα ή ασφαλιστής ζητήσει απόδειξη της καταχώρησής σας ως UBO, συνήθως πρόκειται για μια σταθερή συνδυασμό εγγράφων: ένα τρέχον απόσπασμα από το μητρώο UBO του Εμπορικού Επιμελητηρίου, ένα οργανόγραμμα ή σχέδιο ιδιοκτησίας που δείχνει τον τρόπο δόμησης της ελέγχου στην επιχείρησή σας, και ένα αντίγραφο του ταυτοποιητικού εγγράφου του κάθε τελικά ενδιαφερόμενου μέρους. Στην περίπτωση ενός ιδρύματος ή trust, συχνά προστίθεται ένας πράξη ίδρυσης ή πράξη trust, διότι από αυτά προκύπτει ποιοι είναι οι δικαιούχοι.
Η λεπτομέρεια που συχνά παραβλέπεται σε αυτό το θέμα, βρίσκεται στο τελευταίο από αυτά: το ταυτοποιητικό έγγραφο. Ένα αντίγραφο διαβατηρίου ή ταυτοτικής κάρτας περιέχει σχεδόν πάντα τον αριθμό υπηρεσίας πολίτη, και δεν θα πρέπει να μοιράσετε απλώς αυτόν τον αριθμό με έναν αγοραστή. Όποιος δεν τον προστατεύει, μοιράζεται περισσότερα από όσα είναι απαραίτητα για τον σκοπό για τον οποίο ζητείται το έγγραφο απόδειξης.
Τι δείχνει ακριβώς κάθε έγγραφο
Το απόσπασμα από το μητρώο UBO δείχνει ποιος, σύμφωνα με την επίσημη καταχώρηση, θεωρείται τελικά ενδιαφερόμενο μέρος, συμπεριλαμβανομένης της φύσης και της έκτασης του συμφέροντος. Αυτό το απόσπασμα το αιτείστε από το Εμπορικό Επιμελητήριο και συνήθως είναι σύντομης ισχύος, επειδή οι αγοραστές θέλουν να δουν ότι οι πληροφορίες είναι τρέχουσες κατά την στιγμή της υποβολής.
Το οργανόγραμμα συμπληρώνει αυτό το απόσπασμα με τη δομή πίσω του: μέσω ποιων ενδιάμεσων εταιρειών ή συνεργασιών πραγματοποιείται ο έλεγχος. Ένας αγοραστής το χρησιμοποιεί αυτό για να ελέγξει εάν το UBO που είναι καταχωρημένο στο μητρώο, συνδέεται λογικά με τη νομική δομή της επιχείρησής σας. Σε μια απλή εταιρεία ενός ατόμου ή μια BV με έναν μόνο μέτοχο, αυτό το σχέδιο είναι σύντομο· σε μια ομάδα με πολλαπλά επίπεδα, μπορεί να είναι πιο λεπτομερές.
Το ταυτοποιητικό έγγραφο χρησιμεύει για να επιβεβαιώσει ότι το πρόσωπο που είναι καταχωρημένο ως UBO, υπάρχει πραγματικά και έχει τη δηλωθείσα ταυτότητα. Αυτό είναι το έγγραφο στο οποίο προκύπτουν τα περισσότερα ερωτήματα, επειδή περιέχει προσωπικά δεδομένα που υπόκεινται στο GDPR.
Γιατί ο αριθμός υπηρεσίας πολίτη αξίζει ξεχωριστής προσοχής
Ένα αντίγραφο διαβατηρίου ή ταυτότητας περιέχει κανονικά μια φωτογραφία διαβατηρίου, υπογραφή και αριθμό υπηρεσίας πολίτη. Για τον έλεγχο ενός UBO, αυτό το τελευταίο δεν είναι συνήθως απαραίτητο: το όνομα, η ημερομηνία γέννησης και η ιθαγένεια είναι επαρκή για να πραγματοποιηθεί η σύνδεση με το μητρώο UBO. Η περιττή μοίρασμα ενός αριθμού υπηρεσίας πολίτη θίγει τους υφιστάμενους κανόνες σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα, και αυτοί οι κανόνες ήταν σε ισχύ πριν ακόμη γίνουν συνήθη τα ερωτηματολόγια σχετικά με τα UBO.
Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προστατεύσετε τον αριθμό υπηρεσίας πολίτη σε ένα αντίγραφο πριν το κοινοποιήσετε, για παράδειγμα, καθιστώντας τον ανάγνωστο. Ορισμένες KYC-εφαρμογές τραπεζών το κάνουν αυτό αυτόματα κατά τη φόρτωση· σε μια χειροκίνητη παράδοση σε έναν αγοραστή, αυτό το βήμα εναπόκειται σε εσάς. Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης προσωπικών δεδομένων σε τέτοια έγγραφα, διαβάστε στη σελίδα σχετικά με τον χειρισμό των δεδομένων σας.
Γιατί ένας αγοραστής ζητά ακριβώς αυτόν τον συνδυασμό
Το ερώτημα για έγγραφα UBO προκύπτει συνήθως από την υποχρέωση του ίδιου του αγοραστή να γνωρίζει τις δικές του σχέσεις επιχειρήσεων, μια διαδικασία που στην πράξη συχνά ονομάζεται Know Your Business ή KYB. Μια τράπεζα ή ένας μεγαλύτερος ανάδοχος πρέπει να μπορεί να αποδείξει ότι γνωρίζει με ποιον κάνει συναλλαγές, και ο συνδυασμός αποσπάσματος, οργανογράμματος και ταυτοποιητικού εγγράφου είναι ο συνήθης τρόπος για να το τεκμηριώσει. Αυτός είναι επίσης ο λόγος που αυτά τα τρία έγγραφα επανέρχονται σχεδόν σε κάθε αγοραστή, ακόμη και αν διαφέρει το πύλη όπου φορτώνονται.
Επειδή τα ίδια τρία έγγραφα ζητούνται ξανά και ξανά, είναι χρήσιμο να τα προετοιμάσετε εφάπαξ πλήρως και επιμελημένα, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας κατά την οποία ανακτήθηκε το απόσπασμα. Μια κατάλογο του τι ζητείται πού και γιατί, θα βρείτε σε τη βάση γνώσης ανά θέμα.
Τι μπορείτε να κάνετε με αυτό
Το εάν η επιχείρησή σας συμμορφώνεται προς το παρόν πλήρως με την υποχρέωση εγγραφής είναι κάτι που είναι καλύτερα να το ελέγξετε με το αρχείο του Επιμελητηρίου Εμπορίου σας ή έναν νομικό συμβούλο. αυτό το άρθρο περιγράφει τα έγγραφα, όχι την ειδική κατάστασή σας. Εάν θέλετε πρώτα να αποκτήσετε μια εντύπωση για ποια θέματα ισχύουν για την επιχείρησή σας, μπορείτε να τα δείτε σε μερικές σύντομες ερωτήσεις. Όποιος έχει ήδη τα έγγραφα σε τάξη και θέλει να τα επαναχρησιμοποιήσει για πολλές λίστες ερωτήσεων ταυτόχρονα, μπορεί να εγγραφεί με επιχειρηματικό λογαριασμό για να τα καταγράψει κεντρικά.