Pro seznam otázek na udržitelnost VSME obvykle potřebujete tři druhy dokumentů: údaje o vaší spotřebě energie a emisích, vaše základní údaje jako podnik (výtah z obchodního rejstříku, počet zaměstnanců, tržby) a případně stávající politiku týkající se udržitelnosti nebo zaměstnanců. VSME znamená Voluntary SME Standard, dobrovolný standard reporting pro menší podniky vyvinutý jako doplněk k větší zprávě o udržitelnosti určené pro kótované společnosti. Odběratelé používají seznam otázek VSME k tomu, aby ve své vlastní zprávě mohli ukázat, co se děje v jejich dodavatelském řetězci, aniž byste sami museli vypracovat úplnou zprávu o udržitelnosti.
Detailem, který nejčastěji způsobuje zpoždění u VSME, není politika, ale čísla. Údaje o energii a emisích nepocházejí z jednoho dokumentu, ale musí být sestaveny z faktur, údajů měřidel a někdy z údajů od leasingové společnosti nebo přepravce. Kdo tyto údaje systematicky nespravuje, musí při každém novém seznamu otázek znovu hledat v e-mailech nebo u poskytovatele energie.
Které dokumenty se objevují nejčastěji
Základem seznamu otázek VSME je obvykle výtah z obchodního rejstříku, údaj o počtu zaměstnanců (často v ekvivalentu na plný úvazek), roční tržby a krátký popis obchodních činností. Jsou to údaje, které používáte i pro ostatní seznamy otázek a které se málo mění. Dále se ptáte na spotřebu energie, obvykle rozdělenou na elektřinu, plyn a palivo pro vozidla. Tyto údaje se často vážou na pojem scope 1 a scope 2, přičemž scope 1 se týká přímých emisí z vlastních zdrojů, jako je firemní automobil, a scope 2 emisí spojených s nákupní energií, jako je elektřina. To, co přesně spadá pod scope 3 a zda je to pro váš podnik relevantní, se liší podle seznamu otázek a podle odběratele; oficiální text příslušného standardu uvádí definici.
Mnohé seznamy VSME se dále ptají na politiku: máte kodex chování, existuje politika proti diskriminaci, existuje systém pro hlášení protiprávního jednání. Pro malý podnik je odpověď na takové otázky často jednoduše ta, že neexistuje žádný formální dokument, a to je také přijatelná odpověď. Seznamy otázek nevynucují, abyste si vytvořili politiku, která ještě neexistuje; inventarizují to, co je.
Proč energetické údaje vyžadují nejvíce práce
Výtah z obchodního rejstříku se stáhne za pár minut a zůstává platný po dobu měsíců. Energetické a palivové údaje fungují jinak: jsou sezónní, mění se rok od roku a jsou rozprostřeny do více faktur. Podnik s vlastním vozovým parkem se například potýká s průjezdkami, leasingovou smlouvou a někdy se samostatným vyúčtováním nabíjecí karty. Kdo tyto údaje sbírá až v okamžiku, kdy má seznam otázek na stole, ztrácí na tom nejvíce času, více než na samotném vyplňování seznamu otázek.
Pomáhá sbírat tyto údaje jednou za rok, v určitém čase, nezávisle na tom, jaký seznam otázek je v tu dobu relevantní. Tak máte vždy připraveny aktuální roční cifry, místo aby ste při každé nové žádosti museli znovu kontaktovat poskytovatele energie. jak se VSME vztahuje k ostatním seznamům otázek obsahuje přehled, které údaje se vyskytují často a které patří pouze k tomuto konkrétnímu standardu.
Co nemusíte standardně dodávat
Dotazník VSME se v praxi zřídka ptá na úplně certifikovanou zprávu nebo externí audit; to také neodpovídá dobrovolnému charakteru normy. Interní finanční podrobnosti, které přímo nesouvisejí s udržitelností nebo zaměstnanci, také obvykle v seznamu tohoto typu nepatří. Pokud si nejste jistí, zda se konkrétní otázka vztahuje na VSME, je vhodné ji ověřit podle oficiálního popisu normy nebo se zeptat přímo na odběratele, který seznam vypracoval.
Aktuálnost a opětovná použitelnost
Vzhledem k tomu, že se energetická data mění každoročně a firemní údaje, jako je počet zaměstnanců, se také mohou měnit, je vhodné pro každý dokument uvést konečné datum trvanlivosti: kdy je třeba toto číslo znovu zkontrolovat. To zabrání tomu, abyste v případě další otázky poskytli vysvětlení, které už neplatí. v několika otázkách zjistit, které dotazníky jsou relevantní pro vaši firmu poskytuje první indikaci, zda se VSME pravděpodobně vrátí pro vaši situaci, a jak často.
Kde tato data pocházejí a jak se kombinují do jedné odpovědi, je vysvětleno na stránce o tom, jak jsou odpovědi sestaveny. Takto zůstane pro vás zřejmé, který zdrojový dokument je za každou odpovědí, i když se na něj odběratel později zeptá.
Chcete si nejdříve udělat obecnou představu o tom, co se týká vaší firmy, než začnete shromažďovat dokumenty? Proveďte bezplatnou rychlou kontrolu nebo si přečtěte další témata v nejčastěji klád otázky o dotaznících odběratelů.