För en VSME-enkät behöver du vanligtvis tre typer av dokument: uppgifter om din energiförbrukning och utsläpp, dina grundläggande företagsuppgifter (KvK-utdrag, antal anställda, omsättning) och eventuellt befintlig policy kring hållbarhet eller personal. VSME står för Voluntary SME Standard, en frivillig rapporteringsstandard för mindre företag som utvecklades tillsammans med större hållbarhetsrapportering för börsnoterade företag. Avnämare använder VSME-enkäten för att kunna visa i sin egen rapportering vad som händer i deras leveranskedja, utan att du själv behöver upprättar en fullständig hållbarhetsrapport.
Den detalj som oftast orsakar förseningar för VSME är inte policyn utan siffrorna. Energi- och emissionsuppgifter kommer inte från ett enda dokument utan måste samlas från fakturor, mätaravläsningar och ibland från uppgifter från ett leasingföretag eller transportörer. Den som inte systematiskt sparar dessa uppgifter är på nytt jakt i brevlådan eller hos energileverantören vid varje ny enkät.
Vilka dokument förekommer oftast
Grunden för en VSME-enkät består vanligtvis av ett KvK-utdrag, en uppskattning av antalet anställda (ofta i heltidsekvivalenter), årlig omsättning och en kort beskrivning av verksamheten. Det är uppgifter som du också använder för andra enkäter och som förändras lite. Dessutom ställs frågor om energiförbrukning, vanligtvis uppdelat efter elektricitet, gas och bränsle för fordon. Dessa uppgifter är ofta kopplade till termerna scope 1 och scope 2, där scope 1 avser direkta utsläpp från egna källor, såsom en företagsbil, och scope 2 avser utsläpp som är förknippade med köpt energi, såsom elektricitet. Vad som exakt ingår i scope 3 och om det är relevant för ditt företag varierar per enkät och per avnämare; den officiella texten i den relevanta standarden ger definitionen.
Dessutom frågar många VSME-enkäter om policy: har du en uppförandekod, finns det policy mot diskriminering, finns det en varslingsordning. För ett litet företag är svaret på sådana frågor ofta helt enkelt att det inte finns något formellt dokument, och det kan också vara ett svar. En enkät tvingar dig inte att upprätta policy som du ännu inte har; den inventerar det som finns.
Varför energiuppgifterna kräver mest arbete
Ett KvK-utdrag laddas ned på några minuter och förblir giltigt i många månader. Energi- och bränsleuppgifter fungerar annorlunda: de är säsongsbundna, de förändras från år till år och de är spridda över flera fakturor. Ett företag med egen fordonsflotta har till exempel att göra med tankkvitton, ett leasingavtal och ibland en separat laddningsavläsning. Den som först samlar dessa uppgifter när enkäten anländer spenderar mest tid på det, mer än på själva ifyllandet av enkäten.
Det hjälper att samla dessa uppgifter en gång per år, vid en bestämd tidpunkt, oberoende av vilken enkät som ligger på bordet då. På så sätt finns det alltid aktuella årssiffror klara, i stället för att du måste jaga energileverantören på nytt vid varje ny förfrågan. hur VSME förhåller sig till andra enkäter ger en översikt över vilka uppgifter som förekommer oftare och vilka som endast gäller denna specifika standard.
Vad du inte behöver tillhandahålla som standard
En VSME-enkät frågar i praktiken sällan om en helt certifierad rapport eller en extern revision; det passar heller inte in i standarden karaktär av frivillighet. Interna finansiella detaljer som inte direkt är relaterade till hållbarhet eller anställda hör vanligtvis inte hemma i denna typ av lista. Om du är osäker på om en specifik fråga passar in i VSME, är det lämpligt att pröva den mot standarden officiella beskrivning eller att ställa frågan direkt till den kund som har upprättat listan.
Aktualitet och återanvändbarhet
Eftersom energidata ändras årligen och företagsdata såsom antal anställda också kan förändras, är det lämpligt att notera ett slutgiltig hållbarhetsdatum per dokument: när måste denna siffra kontrolleras igen. Det förhindrar att du lämnar in en förklaring vid nästa enkät som inte längre stämmer. i ett par frågor se vilka enkäter som är relevanta för ditt företag ger en första indikation på om VSME sannolikt återkommer för din situation, och hur ofta.
Var dessa data kommer från och hur de sammanställs till ett svar förklaras på sidan om hur svaren sammanställs. På så sätt förblir det tydligt för dig vilket källdokument som ligger bakom vilket svar, även om en kund senare frågar om det.
Vill du först få en överblick över vad som gäller för ditt företag innan du börjar samla in dokument? Gör den kostnadsfria snabbgranskningen eller läs andra ämnen i vanliga frågor om enkäter från kunder.