Per un questionario VSME di solito sono necessari tre tipi di documenti: dati sul consumo energetico e sulle emissioni, i dati di base della vostra azienda (estratto del registro delle imprese, numero di dipendenti, fatturato) e eventualmente politiche già esistenti in materia di sostenibilità o personale. VSME sta per Voluntary SME Standard, uno standard di rendicontazione volontario per le piccole imprese sviluppato accanto alla più ampia rendicontazione sulla sostenibilità per le società quotate in borsa. I clienti utilizzano il questionario VSME per dimostrare nella loro stessa rendicontazione cosa accade nella loro catena di fornitura, senza che voi dobbiate compilare un rapporto di sostenibilità completo.
Il dettaglio che più spesso causa ritardi in VSME non è la politica ma i numeri. I dati su energia ed emissioni non provengono da un unico documento ma devono essere assemblati da fatture, letture di contatori e a volte da dati di una società di leasing o di un vettore. Chi non tiene traccia sistematicamente di questi dati si ritrova a cercare ogni volta in mailbox o presso il fornitore di energia quando arriva un nuovo questionario.
Quali documenti ricorrono più spesso
La base di un questionario VSME di solito consiste in un estratto del registro delle imprese, un'indicazione del numero di dipendenti (spesso in equivalenti a tempo pieno), il fatturato annuale e una breve descrizione delle attività aziendali. Questi sono dati che utilizzate anche per altri questionari e che cambiano poco. Inoltre si viene interrogati sul consumo energetico, solitamente suddiviso in elettricità, gas e carburante per veicoli. Questi dati sono spesso associati ai termini scope 1 e scope 2, dove scope 1 riguarda le emissioni dirette da fonti proprie, come un veicolo aziendale, e scope 2 le emissioni associate all'energia acquistata, come l'elettricità. Cosa rientra esattamente in scope 3 e se è rilevante per la vostra azienda varia a seconda del questionario e del cliente; il testo ufficiale dello standard pertinente fornisce la definizione.
Inoltre molti questionari VSME chiedono informazioni su politiche: avete un codice di condotta, esiste una politica contro la discriminazione, c'è una procedura per chi segnala irregolarità. Per una piccola azienda la risposta a tali domande è spesso semplicemente che non esiste un documento formale, e anche questo può essere una risposta. Un questionario non vi obbliga ad elaborare una politica che non esiste ancora; inventaria semplicemente ciò che esiste.
Perché i dati energetici richiedono più lavoro
Un estratto del registro delle imprese viene scaricato in pochi minuti e rimane valido per mesi. I dati su energia e carburante funzionano diversamente: sono stagionali, cambiano ogni anno e sono distribuiti su più fatture. Un'azienda con una propria flotta di veicoli, ad esempio, ha a che fare con ricevute di rifornimento, un contratto di leasing e talvolta una fatturazione separata di ricarica. Chi raccoglie questi dati solo quando arriva il questionario, perde la maggior parte del tempo su questo, più che sulla compilazione dello stesso questionario.
È utile raccogliere questi dati una volta all'anno, in un momento fisso, indipendentemente da quale questionario si trovi in questo momento. In questo modo avrete sempre a disposizione un dato annuale aggiornato, invece di dovere rincorrere di nuovo il fornitore di energia con ogni nuova richiesta. come VSME si relaziona con altri questionari fornisce una panoramica di quali dati ricorrono più spesso e quali appartengono solo a questo standard specifico.
Cosa non dovete necessariamente fornire
Un questionario VSME in pratica chiede raramente un rapporto completamente certificato o un audit esterno; ciò non è coerente nemmeno con il carattere volontario dello standard. Inoltre, i dettagli finanziari interni che non sono direttamente correlati alla sostenibilità o ai dipendenti di solito non rientrano in questo tipo di elenco. Se avete dubbi sul fatto che una domanda specifica sia appropriata per VSME, è consigliabile verificarlo rispetto alla definizione ufficiale dello standard o porre la domanda direttamente al cliente che ha compilato l'elenco.
Attualità e riutilizzabilità
Poiché i dati energetici cambiano ogni anno e i dati aziendali come il numero di dipendenti possono variare, è utile annotare una data di scadenza massima per ciascun documento: quando è necessario controllare nuovamente questo dato. Ciò evita di allegare una dichiarazione nella prossima lista di controllo che non è più corretta. in poche domande scoprire quali questionari sono rilevanti per la vostra azienda fornisce una prima indicazione se VSME è probabile che ricompaia nella vostra situazione e con quale frequenza.
Da dove provengono questi dati e come vengono combinati in una risposta è spiegato in la pagina su come vengono compilate le risposte. In questo modo rimane chiaro per voi quale documento di origine è dietro a quale risposta, anche se un cliente lo chiede in seguito.
Volete prima avere un'idea generale di ciò che interessa la vostra azienda, prima di iniziare a raccogliere documenti? Fate la scansione rapida gratuita o leggete gli altri argomenti in domande frequenti sui questionari dei clienti.