Kan jeg selv håndtere UBO-registreringen?
I mange tilfælde kan du selv håndtere UBO-registreringen via Handelsregisteret fra Erhvervsstyrelsen. UBO står for Ultimate Beneficial Owner, den reelle rettighedshaver: den person som direkte eller indirekte ejer en organisation eller har kontrol over den. Ved en enkel struktur, for eksempel ét virksomhed med én eller to aktionærer som også er bestyrelsesmedlemmer, er registreringen som regel blot et spørgsmål om at udfylde data og uploade dokumenter.
Ved mere komplicerede strukturer, såsom holdingselskaber, udenlandske aktionærer, trusts eller flere lag mellem virksomheden og den reelle ejer, bliver det sværere at fastslå selv, hvem der præcist skal opgives som UBO. I sådanne situationer hyrer virksomhederne ofte en notarius eller jurist, selvom ingen regel foreskriver, at det er obligatorisk.
Hvad en UBO-registrering præcist indebærer
UBO-registreringen er en del af Handelsregisteret og er beregnet til at gøre det synligt, hvem der står bag en organisation. Det er relevant for bekæmpelse af hvidvask og finansiering af kriminelle aktiviteter. En del af dataene er offentlige, en anden del er kun tilgængelig for bemyndigede myndigheder såsom banker, Skattemyndighederne og tilsynsmyndigheder. Hvilke data der præcist er offentlige og hvilke der forbliver beskyttet, kan ændres fra tid til anden; den aktuelle status finder du på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Hvornår kan du selv gøre det
Ved en enkeltmandsvirksomhed eller et privat aktieselskab med en overskuelig ejerskabsstruktur er det muligt at registrere selv. Du skal da have din erhvervsregistrering, et gyldigt identitetsbewijs for UBO'erne og undertiden et uddrag af aktionærstrukturen. Erhvervsstyrelsens hjemmeside guider dig trin for trin gennem processen. Er du usikker på, om din struktur er enkel nok til selv at registrere, kan det ikke skade først at sætte det på papiret, før du starter.
Hvornår er det hensigtsmæssigt med en notarius eller rådgiver
Så snart der er usikkerhed om, hvem der præcist betragtes som den reelle rettighedshaver, for eksempel i familievirksomheder med flere generationer, ved internationale strukturer eller ved organisationer uden klare aktionærer såsom fonde, bliver fastsættelsen af UBO et materielt spørgsmål. En notarius som har ledet stiftelsen eller vedtægtsændringen kender strukturen ofte allerede og kan hjælpe med at fastslå den korrekt. For juridisk tolkning af din specifikke situation er og bliver en notarius eller jurist den rigtige kontaktperson.
Hvorfor din aftager spørger efter UBO-oplysninger
Banker og forsikringsselskaber anmoder om UBO-oplysninger som led i kundeundersøgelse, ofte kaldet KYB: Know Your Business. I stigende grad spørger kommercielle aftagere også efter det som del af deres eget supply chain-undersøgelse. De ønsker at vide, hvem de gør forretninger med, og om der er signaler som kræver særlig opmærksomhed. Det er en anden proces end certificering eller vurdering: der kontrolleres og dokumenteres, men ikke godkendes i betydningen af et mærke.
Fordi UBO-oplysninger ofte anmodes sammen med andet bevis såsom uddrag, erklæringer og policydokumenter, er det praktisk at vide, hvad der præcist bliver spurgt om, og hvad der allerede er registreret hos Erhvervsstyrelsen. I vidensbank sorteret efter emne finder du et overblik over hvilke begreber der hører til hvilken spørgeskemaer, og hvor de stammer fra.
Hvad du skal og ikke skal dele
Ikke enhver køber har ret til samme dybde af information. En del af UBO-oplysningerne er offentlige og kan derfor i hvert fald anmodes om; en anden del er det ikke, og deles kun, hvis der er en konkret, berettiget grund til det. Hvis du er i tvivl om, hvad du skal dele med en bestemt køber, er det fornuftigt at teste dette i forhold til din egen situation, eventuelt med en jurist, i stedet for standardmæssigt at dele alt, hvad der bliver spurgt om.
Behold overblikket uden at skulle søge alt igen
Det besværlige ved UBO- og KYB-spørgsmål er ikke registreringen selv, men det faktum, at næsten enhver køber stiller spørgsmål på sin egen måde, med lidt forskellige dokumenter eller formularer. Med nogle få spørgsmål ser du øjeblikkeligt, hvor du står, uden at du først behøver at oprette en konto. Hvis du vil vide, hvordan supplia.eu går til værks, og hvor informationen kommer fra, kan du læse det på siden, der forklarer, hvordan det fungerer.
Hvis du efter læsningen stadig har et konkret spørgsmål om din egen struktur eller om en specifik spørgsmålsliste, finder du supplerende forklaringer under hyppigt stillede spørgsmål fra iværksættere. For den juridiske vurdering af din egen situation er en notar, jurist eller Handelskammeret det rigtige kontaktpunkt; vi forklarer, certificerer og vurderer ikke noget, men hjælper dig med at finde de rigtige dokumenter og svar ét sted.
Vil du først se, hvilke spørgsmålslister og begreber der er relevante for dit forretning, før du bruger tid på det? Foretag den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i videnbanken, så ved du inden for en halv time, hvor du står.