Pot eu să controlez înregistrarea UBO pe cont propriu?
În multe cazuri, puteți administra singuri înregistrarea UBO prin Registrul Comerțului al Camerei de Comerț și Industrie. UBO înseamnă Ultimate Beneficial Owner, proprietarul final cu beneficiu real: persoana care este proprietar direct sau indirect al unei organizații sau are putere de decizie asupra acesteia. Într-o structură simplă, de exemplu o întreprindere cu unu sau doi acționari care sunt și conducători, înregistrarea este de obicei o chestiune de completare a datelor și încărcare de documente.
În structuri mai complexe, cum ar fi sociedățile holding, acționari străini, trusturi sau mai multe niveluri între întreprindere și proprietarul final, devine mai dificil să determinați singuri exact cine trebuie desemnat ca UBO. În aceste situații, antreprenorii apelează adesea la un notary sau la un jurist, deși nicio regulă nu impune acest lucru.
Ce înseamnă exact o înregistrare UBO
Înregistrarea UBO face parte din Registrul Comerțului și are scopul de a face vizibil cine stă în spatele unei organizații. Acest lucru este relevant în combaterea spălării de bani și finanțării activităților criminale. O parte din datele sunt publice, o altă parte este accesibilă doar pentru instituțiile abilitate, cum ar fi băncile, Administrația Finanțelor Publice și autoritățile de supraveghere. Care date sunt exact publice și care rămân protejate se schimbă ocazional; starea actuală o găsiți pe site-ul Camerei de Comerț și Industrie.
Când puteți face singuri
Pentru o întreprindere individuală sau o societate cu răspundere limitată cu o structură de proprietate ușor de urmărit, înregistrarea singur este fezabilă. Aveți nevoie de înscrierea dvs. la KvK, de un document de identitate valabil al proprietarilor finali cu beneficiu real și uneori de un extras privind structura acționarilor. Site-ul KvK vă va ghida pas cu pas prin proces. Dacă vă îndoiți dacă structura dvs. este suficient de simplă pentru a o înregistra singuri, nu strică să o notați mai întâi pe hârtie înainte de a începe.
Când un notary sau un consilier au sens
Imediat ce apare o nesiguranță cu privire la cine exact se califică drept proprietar final cu beneficiu real, de exemplu în cazul firmelor de familie cu mai multe generații, structurilor internaționale sau organizațiilor fără acționari clari, cum ar fi fundațiile, determinarea UBO devine o chestiune de conținut juridic. Un notary care a coordonat înființarea sau modificarea statutelor cunoaște adesea deja structura și poate ajuta la determinarea corectă a acesteia. Pentru interpretarea juridică a situației dvs. specifice, un notary sau un jurist rămâne punctul de contact indicat.
De ce solicitantul dvs. informații UBO
Băncile și asigurătorii cer informații UBO ca parte a cercetării clienților, adesea denumite KYB: Know Your Business. Din ce în ce mai mult, cumpărătorii comerciali o cer și ei, ca parte a cercetării lor proprii a lanțului. Doresc să știe cu cine fac afaceri și dacă există semnale care necesită atenție suplimentară. Acesta este un proces diferit de certificare sau evaluare: se verifică și se înregistrează, nu se aprobă în sensul unui semn de calitate.
Deoarece datele UBO sunt adesea solicitate împreună cu alte documente probante, cum ar fi extrase, declarații și documente de politică, este util să știți exact ce se cere și ce este deja înregistrat la KvK. În banca de cunoștințe clasificată pe subiecte găsiți un extras al conceptelor care aparțin fiecărei liste de verificare și de unde provin.
Ce trebuie și ce nu trebuie să partajați
Nu toți clienții nu au dreptul la aceeași profunzime a informațiilor. O parte din datele UBO sunt publice și prin urmare pot fi solicitate oricum; o altă parte nu este și sunt partajate doar dacă există un motiv concret și justificat. În caz de îndoială cu privire la ceea ce trebuie să partajați cu un anumit client, este prudent să verificați acest lucru în funcție de situația dumneavoastră, eventual cu ajutorul unui jurist, în loc să partajați în mod standard totul ceea ce se solicită.
Menținerea unei perspective fără a fi nevoie să cauți din nou tot
Ceea ce este deranjant la întrebările UBO și KYB nu este înregistrarea în sine, ci faptul că aproape fiecare client vă întreabă în modul lui propriu, cu documente sau formulare ușor diferite. Cu câteva întrebări vedeți imediat unde vă situați, fără a fi necesar să vă deschideți mai întâi un cont. Dacă doriți să știți cum funcționează supplia.eu în acest caz și de unde provin informațiile, puteți citi despre asta pe pagina care explică cum funcționează.
După ce ați citit, dacă mai aveți o întrebare concretă despre propria voastră structură sau despre o anumită listă de întrebări, găsiți o explicație suplimentară la întrebări frecvente ale întreprinzătorilor. Pentru evaluarea juridică a situației dumneavoastră, un notar, jurist sau Camera de Comerț rămân punctul de contact adecvat; nu explicăm, certificăm și nu evaluez nimic, dar vă ajutăm să găsiți bucatele și răspunsurile corecte într-un singur loc.
Doriți mai întâi să vedeți care sunt listele de întrebări și conceptele relevante pentru afacerea dumneavoastră înainte de a petrece timp undeva? Efectuați scanarea rapidă gratuită sau răsfoiți subiectele din baza de cunoștințe, apoi veți ști în jumătate de oră unde vă situați.