¿Puedo tramitar yo mismo el registro de UBO?
En muchos casos puede tramitar el registro de UBO usted mismo a través del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio. UBO son las siglas de Ultimate Beneficial Owner, el beneficiario final: la persona que es propietaria de una organización de forma directa o indirecta o tiene poder sobre ella. En una estructura sencilla, por ejemplo una empresa con uno o dos accionistas que también son administradores, el registro es normalmente una cuestión de rellenar datos y cargar documentos.
En estructuras más complejas, como sociedades holding, accionistas extranjeros, trusts o varias capas entre la empresa y el propietario final, resulta más difícil determinar por cuenta propia quién debe ser identificado como UBO. En esas situaciones, los empresarios suelen recurrir a un notario o jurista, aunque ninguna norma obliga a ello.
Qué implica exactamente un registro de UBO
El registro de UBO forma parte del Registro Mercantil y tiene por objeto hacer visible quién hay detrás de una organización. Esto es relevante para prevenir el blanqueo de capitales y la financiación de actividades delictivas. Algunos de los datos son públicos y otros solo son accesibles para autoridades competentes como bancos, la Administración Tributaria y autoridades de control. Los datos exactamente públicos y los que permanecen protegidos cambian en ocasiones; encontrará la información actualizada en el sitio web de la Cámara de Comercio.
Cuándo puede hacerlo usted mismo
Para una empresa individual o una sociedad de responsabilidad limitada con una estructura de propiedad clara, el autotramitación es viable. Necesitará entonces su inscripción en el Registro Mercantil, un documento de identidad válido de los UBO y en ocasiones un extracto de la estructura accionarial. El sitio web del Registro Mercantil le guía paso a paso por el proceso. Si tiene dudas sobre si su estructura es lo bastante sencilla para tramitarla usted mismo, no viene mal redactarla primero sobre papel antes de comenzar.
Cuándo tiene sentido un notario o asesor
Tan pronto como hay incertidumbre sobre quién exactamente se considera beneficiario final, por ejemplo en empresas familiares con varias generaciones, en estructuras internacionales u organizaciones sin accionistas claros como fundaciones, determinar el UBO se convierte en una cuestión sustancial. Un notario que ha asistido en la constitución o modificación de estatutos a menudo ya conoce la estructura y puede ayudar a determinarla correctamente. Para la interpretación jurídica de su situación específica, un notario o jurista es y sigue siendo el interlocutor indicado.
Por qué su cliente le solicita información de UBO
Los bancos y aseguradoras solicitan información de UBO como parte de la debida diligencia del cliente, a menudo denominada KYB: Know Your Business. Cada vez más clientes empresariales también la solicitan como parte de su propia debida diligencia en la cadena. Desean saber con quién hacen negocios y si hay señales que requieran atención especial. Se trata de un proceso diferente al de certificación o evaluación: se comprueba y se registra, no se aprueba en el sentido de un sello de calidad.
Como los datos de UBO a menudo se solicitan junto con otros documentos acreditativos, como extractos, certificados y documentos de política, es útil saber qué se solicita exactamente y qué ya está registrado en el Registro Mercantil. En la base de conocimientos organizada por tema encontrará una descripción general de qué conceptos corresponden a qué lista de preguntas y de dónde proceden.
Qué debe compartir y qué no
No todos los adquirentes tienen derecho a la misma profundidad de información. Una parte de los datos de BBO es pública y, por lo tanto, se puede solicitar de todos modos; otra parte no lo es y solo se comparte si hay una razón concreta y justificada para ello. En caso de duda sobre qué debe compartir con un adquirente específico, es aconsejable verificarlo en relación con su propia situación, posiblemente con un abogado, en lugar de compartir estándar todo lo que se le pide.
Mantener una visión general sin tener que buscarlo todo de nuevo
Lo desagradable de las preguntas sobre UBO y KYB no es el registro en sí, sino el hecho de que prácticamente cada adquirente lo pregunta a su manera, con documentos o formularios ligeramente diferentes. Con unas pocas preguntas ve inmediatamente dónde está, sin tener que crear una cuenta primero. Si desea saber cómo supplia.eu procede al respecto y de dónde proviene la información, puede leerlo en la página que explica cómo funciona.
Si después de leer tiene una pregunta concreta sobre su propia estructura o sobre una lista de verificación específica, encontrará explicaciones adicionales en las preguntas frecuentes de los empresarios. Para la evaluación legal de su propia situación, un notario, abogado o la Cámara de Comercio siguen siendo el punto de contacto correcto; no explicamos, certificamos ni evaluamos nada, pero sí le ayudamos a encontrar los documentos y respuestas correctos en un solo lugar.
¿Desea ver primero qué listas de verificación y conceptos son relevantes para su empresa antes de dedicar tiempo a ello? Realice el análisis rápido gratuito u hojee los temas en la base de conocimiento, entonces sabrá dónde está en media hora.