Voiko minun hoitaa UBO-rekisteröinnin itse?
Monissa tapauksissa voit hoitaa UBO-rekisteröinnin itse Kaupparekisterin kautta. UBO tarkoittaa Ultimate Beneficial Owner eli tosiasiallista edunsaajaa: henkilöä, joka omistaa organisaation suoraan tai välillisesti tai jolla on määräysvalta siinä. Yksinkertaisessa rakenteessa, esimerkiksi yksi yritys, jolla on yksi tai kaksi osakkeenomistajaa jotka ovat myös hallituksen jäseniä, rekisteröinti on yleensä vain tietojen täyttämistä ja asiakirjojen lataamista.
Monimutkaisemmissa rakenteissa, kuten holdingyhtiöissä, ulkomaisissa osakkeenomistajissa, säätiöissä tai useissa kerroksissa yrityksen ja tosiasiallisen omistajan välillä, on vaikeampaa määrittää itsenäisesti, kuka tarkalleen on rekisteröitävä UBO:ksi. Tällaisissa tilanteissa yrittäjät usein ottavat notaarin tai juristi-asiantuntijan avuksi, vaikka mikään sääntö ei velvoita siihen.
Mitä UBO-rekisteröinti tarkoittaa
UBO-rekisteröinti on osa Kaupparekisteriä ja sen tarkoitus on tehdä näkyväksi, kuka organisaation taustalla on. Se on merkittävää rahanpesun ja rikollisuuden rahoituksen torjunnassa. Osa tiedoista on julkisia, osa on saatavilla vain valtuutetuille tahoille, kuten pankeille, veroviranomaisille ja valvontaviranomaisille. Mitkä tiedot tarkalleen ovat julkisia ja mitkä suojattuja, voi muuttua; ajantasaisen tiedon löydät Kauppakamarista.
Milloin voit hoitaa sen itse
Yksityisliikkeessä tai osakeyhtiössä, jolla on selkeä omistusrakenne, itse rekisteröiminen on mahdollista. Tarvitset KvK-rekisteröinnin, kunkin UBO:n voimassa olevan henkilöllisyystodistuksen ja joskus osakkeenomistajien rakenteen otteen. KvK-verkkosivusto opastaa sinua vaihe vaiheelta prosessin läpi. Jos epäilet, onko rakenteesi tarpeeksi yksinkertainen itse rekisteröitäväksi, kannattaa ensin kirjoittaa se muistiin ennen aloittamista.
Milloin notaarilla tai neuvonantajalla on järkevää apu
Heti kun on epäselvyyttä siitä, kuka tarkalleen kelpaa tosiasialliseksi edunsaajaksi, esimerkiksi perheyrityksissä useiden sukupolvien kanssa, kansainvälisissä rakenteissa tai organisaatioissa ilman selkeitä osakkeenomistajia kuten säätiöissä, UBO:n määrittämisestä tulee sisällöllinen kysymys. Notaari, joka on avustanut perustamisessa tai sääntöjen muuttamisessa, tunnetaan usein rakenteen jo ja voi auttaa sen oikean määrittämisen kanssa. Sinun erityistilanteesi juridiseen tulkintaan notaari tai juristi on asianmukainen yhteyshenkilö.
Miksi vastaanottajasi pyytää UBO-tietoja
Pankit ja vakuutusyhtiöt pyytävät UBO-tietoja osana asiakastutkimusta, usein kutsutaan KYB:ksi: Know Your Business. Yhä useammin myös liikekumppanit pyytävät sitä osana omaa ketjututkimustaan. He haluavat tietää, kenen kanssa he tekevät kauppaa ja onko merkkejä, jotka vaativat lisähuomiota. Se on eri prosessi kuin sertifiointi tai arviointi: tarkistetaan ja kirjataan, ei hyväksytä kuten keurimerkillä.
Koska UBO-tiedot pyydetään usein yhdessä muiden todisteiden kanssa, kuten otteista, lausunnoista ja politiikka-asiakirjoista, on hyödyllistä tietää, mitä tarkalleen pyydetään ja mitä on jo rekisteröity KvK:ssa. Aihekohtaisessa tietopohjassa löydät yleiskatsauksen siitä, mitkä käsitteet kuuluvat mihin kyselylomakkeeseen ja mistä ne tulevat.
Mitä sinun täytyy jakaa ja mitä ei
Kaikilla ostajilla ei ole oikeutta samoihin tietoihin. Osa UBO-tiedoista on julkista ja siten joka tapauksessa pyydettävissä; osa ei ole ja jaetaan vain, jos siihen on konkreettinen ja perusteltu syy. Jos epäröitte, mitä tietoja jaamme tietyn ostajan kanssa, on järkevää tarkistaa tämä omaan tilanteeseenne, mahdollisesti lakimiehen kanssa, sen sijaan että jaaisitte automaattisesti kaiken, mitä pyydetään.
Tietojen hallinta ilman niiden uudelleen etsimistä
UBO- ja KYB-kyselyjen ongelma ei ole rekisteröinti sinänsä, vaan se, että lähes jokainen ostaja kysyy siitä omalla tavallaan, hieman erilaisilla asiakirjoilla tai lomakkeilla. Muutamalla kysymyksellä näette heti, missä oletteilman, että tarvitsette ensin luoda tiliä. Jos haluatte tietää, miten supplia.eu toimii ja mistä tiedot tulevat, voitte lukea sen osoitteesta sivu, joka selittää, miten se toimii.
Jos sinulla on lukemisen jälkeen konkreettinen kysymys omasta rakenteestasi tai tietystä kysymyslistasta, löydät lisäselvitykset kohdasta usein kysytyt kysymykset yrittäjiltä. Oman tilanteesi juridista arviointia varten notaari, lakimies tai Kauppakamari on oikea yhteyspisteesi; emme selitä, sertifioi tai arvioi mitään, mutta autamme sinua löytämään oikeat asiakirjat ja vastaukset yhdestä paikasta.
Haluatko ensin nähdä, mitkä kysymyslistat ja käsitteet ovat merkityksellisiä yrityksellesi ennen kuin käytät aikaa mihinkään? Suorita ilmainen pika-analyysi tai selaile tietokannan aiheita, niin tiedät puolen tunnin kuluttua, missä seisot.