Puis-je gérer moi-même l'enregistrement des UBO ?
Dans de nombreux cas, vous pouvez effectuer vous-même l'enregistrement UBO via le Registre du commerce de la Chambre de commerce. UBO signifie Ultimate Beneficial Owner, le bénéficiaire réel : la personne qui est directement ou indirectement propriétaire d'une organisation ou qui en a le contrôle. Pour une structure simple, par exemple une entreprise avec un ou deux actionnaires qui sont aussi administrateurs, l'enregistrement est généralement une question de remplissage de données et de téléchargement de documents.
Pour des structures plus complexes, comme les sociétés holding, les actionnaires étrangers, les trusts ou plusieurs niveaux entre l'entreprise et le propriétaire ultime, il devient plus difficile de déterminer soi-même qui doit exactement être déclaré en tant qu'UBO. Dans ces situations, les entrepreneurs font souvent appel à un notaire ou à un juriste, bien qu'aucune règle n'impose cela.
Ce que l'enregistrement UBO implique exactement
L'enregistrement UBO fait partie du Registre du commerce et vise à clarifier qui se cache derrière une organisation. Cela est pertinent pour lutter contre le blanchiment d'argent et le financement d'activités criminelles. Une partie des données est publique, une autre partie n'est accessible que pour les autorités compétentes telles que les banques, l'administration fiscale et les autorités de surveillance. Les données exactes qui sont publiques et celles qui restent protégées changent parfois ; vous trouverez le statut actuel sur le site web de la Chambre de commerce.
Quand pouvez-vous le faire vous-même
Pour une entreprise individuelle ou une société à responsabilité limitée avec une structure de propriété claire, l'enregistrement soi-même est faisable. Vous avez alors besoin de votre inscription au Registre du commerce, d'une pièce d'identité valide des UBO et parfois d'un extrait de la structure des actionnaires. Le site web de la Chambre de commerce vous guide étape par étape à travers le processus. Si vous doutez que votre structure soit assez simple pour vous enregistrer vous-même, il ne coûte rien de la mettre d'abord sur papier avant de commencer.
Quand un notaire ou un conseiller est utile
Dès qu'il y a une incertitude sur qui exactement est considéré comme bénéficiaire réel, par exemple dans les entreprises familiales avec plusieurs générations, dans les structures internationales ou dans les organisations sans actionnaires clairs comme les fondations, la détermination de l'UBO devient une question substantielle. Un notaire qui a guidé la création ou la modification des statuts connaît généralement déjà la structure et peut aider à la déterminer correctement. Pour l'interprétation juridique de votre situation spécifique, un notaire ou un juriste reste l'interlocuteur approprié.
Pourquoi votre client vous demande les informations UBO
Les banques et les assurances demandent les informations UBO dans le cadre de la diligence de connaissance client, souvent appelée KYB : Know Your Business. De plus en plus souvent, les clients commerciaux les demandent également, dans le cadre de leur propre audit de chaîne. Ils veulent savoir avec qui ils font affaires et s'il y a des signaux qui méritent une attention particulière. C'est un processus différent de la certification ou de l'évaluation : on vérifie et on enregistre, sans approuver au sens d'un label.
Parce que les données UBO sont souvent demandées en même temps que d'autres documents justificatifs, comme des extraits, des déclarations et des documents de politique, il est utile de savoir exactement ce qui est demandé et ce qui est déjà enregistré à la Chambre de commerce. Dans la base de connaissances par sujet vous trouverez un aperçu des concepts associés à chaque questionnaire et de leurs origines.
Ce que vous devez et ne devez pas partager
Tous les clients n'ont pas droit aux mêmes niveaux de détail d'information. Certaines données sur les bénéficiaires effectifs sont publiques et peuvent donc être demandées de toute façon ; d'autres ne le sont pas et ne sont communiquées que s'il existe une raison concrète et justifiée. En cas de doute sur ce que vous devez partager avec un client spécifique, il est judicieux de vérifier cela en fonction de votre situation, éventuellement avec un juriste, plutôt que de partager systématiquement tout ce qui est demandé.
Garder une vue d'ensemble sans tout redécouvrir
L'inconvénient des questions relatives aux bénéficiaires effectifs et aux données de base sur les entreprises n'est pas l'enregistrement lui-même, mais le fait que pratiquement chaque client pose des questions à sa propre manière, avec des documents ou des formulaires légèrement différents. Avec quelques questions, vous voyez immédiatement où vous en êtes, sans avoir à d'abord créer un compte. Si vous souhaitez savoir comment supplia.eu procède et d'où proviennent les informations, vous pouvez le lire sur la page qui explique comment cela fonctionne.
Si vous avez encore une question concrète après la lecture concernant votre propre structure ou une liste de questions spécifique, vous trouverez des explications supplémentaires aux questions les plus fréquemment posées par les entrepreneurs. Pour l'évaluation juridique de votre propre situation, un notaire, un juriste ou la Chambre de Commerce reste le bon interlocuteur ; nous n'expliquons, ne certifions et n'évaluons rien, mais nous vous aidons à trouver les bons documents et réponses au même endroit.
Voulez-vous d'abord voir quelles listes de questions et quels concepts sont pertinents pour votre entreprise avant d'y consacrer du temps ? Effectuez le diagnostic rapide gratuit ou parcourez les sujets de la base de connaissances, vous saurez alors où vous en êtes dans une demi-heure.